ANONYMISERADE CV:N
Anonymisera ett cv i PDF innan det går till kunden
Du har ett cv som ska vara hos kunden före lunch, och där står fortfarande kandidatens namn, nuvarande arbetsgivare och mobilnummer. Det förra du gjorde hade en svart ruta som kunden kunde kopiera rakt igenom. Så här gör du det ordentligt.
- Två metoder med olika följder: äkta maskering, som tar bort texten ur filen, eller en övertäckning i sidans färg där du skriver ”Kandidat A” ovanpå.
- Cv:t lämnar aldrig webbläsaren, så någon annans personuppgifter ligger inte på en utomståendes server medan du gör i ordning det.
- Det är gratis att redigera. Att ladda ner kräver ett gratiskonto och kostar från 0,99 GBP första veckan.
Dra och släpp din PDF här
Privat: bearbetas i webbläsaren
Fungerar det här med din fil?
| Din fil | Går det här? | Det här händer |
|---|---|---|
| Ett cv som kandidaten har exporterat från Word eller LinkedIn | Ja | Varje rad är riktig text, så ett enda ”Ersätt alla” når efternamnet i sidhuvudet, i sidfoten och bland referenserna på en gång. |
| Ett cv som kandidaten har skickat inskannat | Efter ett steg | En maskeringsruta fungerar ändå, eftersom en maskerad sida byggs om som en bild i vilket fall. Ingenting går att skriva om förrän OCR (textigenkänning) har läst sidan. Redigera skannad PDF |
| En PDF som innehåller tre kandidaters cv:n | Efter ett steg | Maskeringen görs sida för sida, men kunden ska inte få de två andra över huvud taget. Dela upp filen först och anonymisera sedan varje cv för sig. Dela upp PDF |
| Ett cv med ett porträttfoto uppe i hörnet | Ja | Dra en ruta med ”Maskera” över själva fotot. Sidan byggs om som en bild med din ruta på, så om du bara maskerar kontaktuppgifterna sitter fotot kvar precis där det satt. |
| Ett cv som inleds med byråns eget försättsblad | Inte här | Där finns inget att anonymisera. Om sidan inte ska nå kunden tar du bort den i stället för att maskera hälften av den. Ta bort sidor |
Vilka som hamnar på den här sidan
En researcher på en rekryteringsbyrå med sex cv:n som ska i väg före fem
Två av dem nämner kundens närmaste konkurrent i andra stycket.
En rekryteringskonsult som redan har åkt dit en gång
Kunden kopierade ut ett namn ur en svart ruta under pågående samtal.
En rekryterare på ett företag som gör ett anonymiserat urval
Urvalsgruppen får inte se namn, skolor eller foton förrän slutkandidaterna är utsedda.
En kundansvarig som skriver ner rutinen
Före nästa revision måste någon bestämma vad som ska bort och vad som får stå kvar.
Så gör du
- 1
Räkna förekomsterna innan du rör något
Efternamnet står i sidhuvudet på varje sida, mobilnumret står i sidfoten, och i slutet nämns två referenser med sina arbetsgivare.
- 2
Dra en ruta med ”Maskera” över allt som inte ska gå att återskapa
Verktyget ”Maskera” ritar en svart ruta och märker det som ligger under för borttagning. Vid export byggs den sidan om utan det ursprungliga innehållet.
- 3
Eller klicka på raden med ”Markera” och skriv om den till ”Kandidat A”
När du klickar på en rad kan du skriva över den i dokumentets eget typsnitt. Med Ctrl+F, eller Cmd+F på en Mac, och sedan ”Ersätt alla” byts efternamnet på alla sidor på en gång.
- 4
Exportera och testa sedan filen så som kunden kommer att göra
Öppna den exporterade filen, tryck på Ctrl+A och Ctrl+C och klistra in i ett tomt mejl. Om ett namn som du trodde var maskerat följer med har du täckt över det i stället för att ta bort det.
Det här kan du ändra
- Byt efternamnet i sidhuvudet på alla fyra sidorna med ett enda ”Ersätt alla”.
- Maskera mobilnumret och den privata e-postadressen bland kontaktuppgifterna högst upp.
- Låt ”Handelsbanken” bli ”en svensk storbank” i beskrivningen av de tre anställningar som nämner banken.
- Stryk de två referenserna, deras titlar och deras företag i slutet, sex rader sammanlagt.
- Ta bort LinkedIn-adressen och länken till kandidatens portfolio ur sidfoten.
- Dra en ruta med ”Maskera” över porträttfotot uppe till höger på sida ett.
- Formulera om en jobbtitel som avslöjar en arbetsgivares interna titelnivåer, till exempel ”AVP, Retail Risk”.
Så fungerar det egentligen
Att maskera och att täcka över ser likadant ut på skärmen, men det är inte samma sak. Dra en ruta med ”Maskera” och exportera, så byggs den sidan om: dess text, dess egna bilder och dess länkar tas bort ur filen i stället för att döljas, och sidan kommer tillbaka som en bild av sig själv med din svarta ruta målad ovanpå. Ingenting på den går längre att markera, kopiera eller läsa in som text. Att täcka över fungerar tvärtom. Redigeraren lägger en fyllning i sidans färg över stället och sätter dit det du skriver i dokumentets eget typsnitt. Sidan är alltså fortfarande riktig text, och tecknen du täckte över finns kvar i filen under.
Välj alltså efter vem som läser cv:t. Om en människa hos kunden läser det och kandidaten inte ska gå att spåra maskerar du. Om filen går in i ett system som ska läsa ut kompetenser, datum och titlar täcker du över och skriver om i stället: namnet blir ”Kandidat A”, arbetsgivaren blir ”en svensk storbank”, och systemet får fortfarande ett dokument som det kan läsa. Du kan inte få båda på samma sida. Däremot kan du blanda sida för sida: maskera kontaktuppgifterna på sida ett och skriv om arbetsgivarnas namn på sidorna två och tre.
Därför förstör de vanliga metoderna den här filen
Rita en svart rektangel i en gratis PDF-läsare
Rektangeln ligger löst ovanpå sidan som ett objekt, och texten finns kvar under den. Ctrl+A i kundens PDF-läsare ger namnet, numret och den nuvarande arbetsgivaren i sin helhet.
Skriva ut, stryka över med tuschpenna och skanna in igen
Namnet är borta på riktigt, och det är allt annat också. Kunden får en grå skanning som deras system inte kan söka i, och på ditt skrivbord ligger en omaskerad papperskopia.
Exportera till Word, ta bort namnet och spara som PDF igen
Konverteringen ger cv:t nya sidbrytningar. Kunden läser då ett anonymiserat dokument som inte längre stämmer med kandidatens egen layout, och om de två någon gång läggs bredvid varandra ser skillnaden ut som om du har skrivit om det.
Be kandidaten skicka en anonymiserad version
Kandidaten tar bort sitt namn högst upp och låter arbetsgivaren stå kvar med namn i beskrivningen av tre anställningar och bland referenserna. Det är inte kandidaten som går miste om arvodet.
Det här går inte
- Titel och författare rörs inte. Ett fält där kandidatens namn står följer med genom exporten, så kontrollera dokumentegenskaperna i den färdiga PDF:en innan du skickar den. Uppgifterna om vilket program som skapade filen och när den senast ändrades skrivs om, som i alla verktyg som sparar en PDF.
- En sida med äkta maskering är inte längre text som går att markera: allt på den blir en bild, så en kund som läser in cv:t maskinellt får ingenting tillbaka från den sidan. Bilden visar sidan som den var, med din svarta ruta ritad på. Maskeringen stoppar alltså kopiering och sökning, men inte den som är fast besluten att plocka isär filen.
- En övertäckning som du skriver ovanpå är ingen maskering. Sidan förblir riktig text och de ursprungliga tecknen ligger kvar under: rätt för ett system som ska läsa in cv:t, fel för en identitet som inte ska gå att återskapa.
- Länkars mål överlever en övertäckning. Den synliga e-postadressen kan lyda ”Kandidat A” medan länken fortfarande pekar på den riktiga adressen, så håll muspekaren över varje länk på en övertäckt sida.
- Ingenting här upptäcker åt dig vilka detaljer som pekar ut en person. En ovanlig jobbtitel, ett namngivet projekt eller en udda skola kan leda till en enda människa långt efter att namnet är borta.
- Det är gratis att redigera. Att ladda ner det anonymiserade cv:t kräver ett gratiskonto och kostar 0,99 GBP första veckan. Därefter behöver du en plan, från 11,99 GBP om året.
När det inte längre är en fråga om formatering
Att anonymisera handlar om vem som kan kontakta din kandidat bakom din rygg. Att ta bort datum, ett uppehåll i karriären eller något som kandidaten har valt att berätta, för att göra någon lättare att sälja in, är ett annat beslut, och det är kandidatens.
Vanliga frågor
Vad följer egentligen med om kunden markerar allt och kopierar?
På en sida med äkta maskering är den ursprungliga texten borta ur filen: den som markerar allt får bara bilden, och det finns inget kvar att kopiera. På en sida som du har täckt över och skrivit om får kunden både din ersättning och de ursprungliga tecknen, eftersom en övertäckning målar över texten utan att ta bort den. Gör testet på din egen export innan du skickar den: markera allt, kopiera, klistra in i ett tomt mejl och läs vad som kommer fram.
Kunden kör allt genom sitt rekryteringssystem (ATS). Vilken metod ska jag använda?
Täck över och skriv om, på varje sida som systemet ska läsa. Äkta maskering bygger om sidan som en bild, och ett system som får en bild ger ingenting tillbaka: inga kompetenser, inga datum, inga titlar, och din kandidat hamnar i kundens system som en tom post. Klicka på varje rad med ”Markera” och skriv över den, med ”Kandidat A” där namnet stod. De ursprungliga tecknen ligger däremot kvar i filen under.
Den synliga e-postadressen är övertäckt. Fungerar länken under den fortfarande?
Mycket möjligt, och det är här anonymiserade cv:n läcker. En länk är ett eget objekt som är fäst vid sidan, så länkens mål påverkas inte av att du täcker över eller skriver om den synliga adressen: kunden håller muspekaren över den och läser den riktiga e-postadressen i statusfältet. På en sida med äkta maskering tas sidans lösa objekt bort tillsammans med innehållet, länkarna också. I övriga fall håller du muspekaren över varje länk i den färdiga filen.
Rensas dokumentegenskaperna när jag laddar ner?
Nej. Ingenting här skriver titel eller författare, så ett fält med kandidatens namn, ditlagt av programmet som skapade originalet, följer med oförändrat. Många öppnar dokumentegenskaperna av gammal vana, och vissa plattformar läser dem vid import. Kontrollera egenskaperna i den färdiga PDF:en i din egen PDF-läsare, och rensa de fälten där du lagrar eller skickar filen.
Kan redigeraren hitta alla ställen där kandidaten nämns åt mig?
Nej. ”Sök och ersätt” söker bokstavligt. Namnet som det står i sidhuvudet ger alltså en träff, men det gör inte ”A. Lindberg” bland referenserna, ett dubbelnamn som är avbrutet över två rader eller en avslutning med bara initialer. Maskeringsrutorna ritar du själv. Läs först igenom sidhuvudet, sidfoten, beskrivningarna av anställningarna och referenserna, och räkna: bara efternamnet står oftast på åtta eller nio ställen.
Vad kan jag låta stå kvar i ett anonymiserat cv?
Ta bort identiteten, behåll det som går att bedöma. Varje arbetsgivares bransch och ungefärliga storlek, alla datum, nivån på varje tjänst, kompetenserna och utbildningarna står kvar. Ett cv som är hårdare bantat än så går inte att ta vidare i urvalet och kommer direkt tillbaka till dig. Byt en namngiven arbetsgivare mot en beskrivning i stället för att stryka den, så att kunden fortfarande kan bedöma miljön. En ovanlig jobbtitel och ett namngivet internt projekt är värda en extra titt.
Öppna cv:t, räkna var namnet faktiskt står och bestäm sedan sida för sida: använd ”Maskera” på det som inte ska gå att återskapa och skriv om det som kundens system fortfarande ska kunna läsa. Det kostar ingenting att redigera, så prova båda på en kopia innan du bestämmer dig.
Öppna din PDF