Formateringen bevaras
Redigera en PDF utan att förlora formateringen
Du har redan kört filen genom en konverterare, och formateringen kom tillbaka uppbyggd på gissningar: rubriker i fel typsnitt och tabellen i bitar. Layouten fanns aldrig sparad någonstans där konverteraren kunde hämta den. Här ändrar du texten där den redan står, och ingenting annat flyttar sig.
- Ingenting konverteras och ingenting byggs om: raden du klickar på är raden som skrivs om.
- Rader du skriver om får sidans eget inbäddade typsnitt, samma storlek och samma textfärg, avlästa ur filens ritinstruktioner.
- Det är gratis att redigera. Att ladda ner kräver ett gratiskonto och kostar från 0,99 GBP första veckan.
Dra och släpp din PDF här
Privat: bearbetas i webbläsaren
Fungerar det här med din fil?
| Din fil | Går det här? | Det här händer |
|---|---|---|
| En PDF där du kan markera texten med muspekaren | Ja | Det vanliga fallet. Varje rad går att klicka på, och sidopanelen visar det typsnitt, den storlek och den färg som sidan anger för raden. |
| En sida vars typsnitt aldrig bäddades in | Ja | Din PDF-läsare ersatte redan det typsnittet för att kunna visa sidan. En rad du skriver om ritas i det typsnitt av samma slag som ligger närmast: serif, sans eller mono. |
| En tätt satt sida med två spalter | Ja | Texten bryts bara om inom den spalt där raden står, så spalten bredvid rör sig aldrig. Läs till slutet av den spalten efteråt. |
| Text inuti en infogad bild, till exempel en logotyp med text eller ett exporterat diagram | Inte här | En bild har inget textlager, så det finns inget att klicka på och inget att matcha originalets text mot. Byt ut bilden i stället. Byt ut bild i PDF |
Så gör du
- 1
Släpp PDF:en i redigeraren och låt första sidan ritas klart
Redigeraren sätter ihop sidans utplacerade tecken till rader, stycken och spalter igen. Innan du klickar på något har ingenting ändrats.
- 2
Klicka på raden du vill ändra, med ”Markera” aktivt
Raden lyfts fram med en markör i, och sidopanelen fylls med dess typsnitt, storlek och textfärg, avlästa ur sidans egna ritinstruktioner.
- 3
Skriv om texten och se hur stycket bryts om
Bara den raden skrivs om. Ett vänsterställt stycke med ojämn högerkant bryts om inom sin spalt. Ett marginaljusterat eller centrerat stycke behåller sina radbrytningar, och den redigerade raden krymper så att den får plats.
- 4
Läs till sidans slut och klicka sedan på ”Exportera PDF”
Radsluten efter din ändring har flyttat sig, så kontrollera resten av spalten innan du exporterar.
Det här kan du ändra
- Rätta 1 450 till 1 495 i en pristabell och låt tabellens linjer och den tonade rubrikraden vara där de var.
- Rätta ett felaktigt datum i ett tvåspaltigt nyhetsbrev: den spalten bryts om, spalten bredvid gör det inte.
- Ändra namnet i sidhuvudet på sida 9 i en rapport på 42 sidor och låt de andra 41 sidorna vara som de var.
- Minska en rubrik från 14 pt till 12 pt så att den slutar gå över på en andra rad, och låt stycket under den brytas om.
- Stryk en mening i ett stycke i brödtexten, så flyttas de fyra raderna efter den upp inom samma spalt.
- Byt telefonnumret i en sidfot som upprepas på 12 sidor, med ett enda ”Ersätt alla”.
- Formulera om en bildtext på en tonad platta: det som täcker över den gamla texten får plattans färg, inte vitt.
Så fungerar det egentligen
En PDF lagrar inte ett dokument. Den lagrar ritinstruktioner: sätt det här tecknet, i det här typsnittet, i den här storleken, på den här koordinaten, och sedan nästa. I filen finns inget stycke, ingen tabellcell, ingen spalt och ingen uppgift om att de två halvorna av en adress hör ihop. En konverterare sluter sig till allt det utifrån var tecknen hamnade, och den sluter sig till en design som den aldrig har sett. Att redigera på plats hoppar över gissandet: raden du klickar på är den följd av tecken som sidan redan anger som en rad.
För att skriva om den raden hämtas tre saker från sidan själv. Textfärgen kommer från ritinstruktionerna, så det är färgen som formgivaren valde och inte ett prov av kantutjämnade pixlar. Det som täcker över den gamla texten målas i den vanligaste färgen i området bakom, och därför hamnar en bildtext på en tonad platta inte i en vit ruta. Den nya texten använder sidans egna inbäddade typsnittsdata så länge de innehåller alla tecken du skrev.
Därför förstör de vanliga metoderna den här filen
Skriva om sidan från början i ett nytt dokument
Du bygger upp radavståndet, tabbstoppen och teckenavståndet ur minnet. Sida två stämmer aldrig riktigt med sida ett, och linjerna, logotypen och sidfoten hamnar på andra koordinater än i alla exemplar som redan är i omlopp.
Skriva i en textruta som läggs över den gamla texten
Ersättningen hamnar i ett systemtypsnitt i en gissad storlek, en aning vid sidan av originalets baslinje. Det ser lappat ut både på skärmen och i utskrift, oftast en nyans fetare än texten bredvid.
Skriva ut, rätta för hand och skanna in igen
Hela dokumentet blir ett fotografi. Fotnoter i åtta punkter blir suddiga, textlagret är borta så att ingen kan söka i filen, och den växer till flera gånger sin storlek för ett enda rättat ord.
Jämfört med alternativen
| Metod | Så står den sig i jämförelse |
|---|---|
| Vägen över Word: konvertera till .docx, redigera och spara som PDF igen | Rätt när du skriver om hela dokumentet och layouten får offras. För en rättelse på tre ord är det den sämsta tänkbara affären: Word bygger om layouten genom att gissa, så du får laga sådant du aldrig rörde. |
| Öppna PDF:en i Google Docs | Bra på att få ut orden, och snabbt. Det mesta av formgivningen försvinner på vägen in: bilder flyttas eller försvinner, spalter slås ihop till en, och det du sparar tillbaka är en Docs-fil som ungefär liknar originalet. |
| En gratis onlinetjänst som konverterar PDF till Word | Duger för att få ut text ur en fil där du inte kan markera något. Det är samma gissande motor med färre reglage, och du har lämnat ett formgivet dokument till någon annans server för att köra den. |
| Förhandsvisning eller Märkning i macOS | Utmärkt för signaturer, färgmarkeringar och rutor, och finns redan på datorn. Text som är en del av sidan går inte att ändra där: det bästa du får är en vit rektangel med ny text ovanpå. |
| Gå tillbaka till formgivaren och be om källfilen | Fortfarande rätt när ändringen gäller strukturen: ett nytt avsnitt, ett annat rutnät, en ny grafisk profil. Det kostar en dag eller ett arvode, och källfilen har ofta försvunnit med frilansaren som gjorde den. |
Det här går inte
- När texten bryts om flyttas radsluten. Allt efter din ändring bryts på nytt inom sin spalt, och på en tät sida kan det skjuta den sista raden över en sidgräns.
- En rad du skriver om kommer normalt tillbaka som riktig text som går att markera. Om det inbäddade typsnittet inte kan återge alla tecken du skrev, eller om den nya raden inte stämmer tillräckligt väl med originalet, skrivs den raden i stället tillbaka som en liten högupplöst bild av sig själv, och bara den raden.
- En rad som inte får plats krymper tills den gör det, men aldrig under två tredjedelar av sin ursprungliga storlek. Räcker inte det får du stryka ord eller ställa in storleken själv.
- Färger läses och skrivs som RGB, så en fil som är förberedd med dekorfärger eller CMYK bör inte ta den här omvägen på väg till tryckeriet.
- Att redigera och kontrollera resultatet kostar ingenting. Att ladda ner den redigerade PDF:en kräver ett gratiskonto och kostar 0,99 GBP första veckan. Därefter behöver du en plan, från 11,99 GBP om året.
Vanliga frågor
Varför förstörde Word formateringen när själva PDF:en såg bra ut?
Därför att underlaget som Word arbetar utifrån är tvetydigt. En rad med tabbar och en riktig tabellrad lämnar nästan samma spår på sidan, ett hängande indrag och en kapslad lista ser likadana ut, och två smala spalter kan läsas som en bred. Word måste välja, och där det väljer fel sprider sig misstaget: en tabell som blev stycken drar med sig resten av sidan, och formatmallarna som Word hittar på för att hålla ihop gissningen dyker upp igen fyra sidor senare. Ingenting stämmer av gissningen mot originalet, eftersom det är originalet som byts ut.
Bryts raderna efter min ändring på samma ställen som förut?
Oftast inte. Gör en mening fyra ord längre, så måste de orden ta vägen någonstans, och då bryts varje rad om fram till styckets slut. Stycket börjar där det började och stannar i sin egen spalt, men högerkanten får en annan form. På en tät sida kan spaltens sista rad skjutas över gränsen.
Förra gången kom rubrikerna tillbaka i ett annat typsnitt. Händer det här?
Det berodde på att typsnittet var inbäddat som en delmängd. En formgivare bäddar bara in de tecken som dokumentet använder, och typsnittet är inte installerat på din dator, så allt som öppnar filen utanför en PDF-läsare ersätter det med något som liknar. Här kommer de inbäddade typsnittsdata från filen själv, så en rubrik du skriver om behåller originalets typsnitt i originalets storlek. Ett tecken som delmängden aldrig innehöll ersätts för sig, och det syns i förhandsvisningen.
Kan jag få ut en redigerbar Word-fil i slutet?
En .docx är motsatsen till det här jobbet. Det du laddar ner är en PDF: samma dokument med ändrad text. Behöver du en .docx att arbeta vidare i är ett konverteringsverktyg rätt väg, och då får du räkna med att layouten byggs om och inte bevaras. Den här sidan är till för jobbet där layouten är det du vill skydda, och de två går inte att göra på en gång.
Mina stycken är marginaljusterade. Justeras de på nytt när jag har redigerat dem?
Nej. Bara stycken med ojämn högerkant bryts om, eftersom en ny marginaljustering innebär att ordmellanrummen på varje rad måste sträckas om, och ett litet fel där syns mer än att låta dem vara. Ett marginaljusterat stycke redigeras en rad i taget: raden du skriver om ritas om på plats, och om den nya texten är längre krymper den precis så mycket som behövs för att få plats.
Ändras de sidor jag aldrig öppnade?
Nej. Sidorna läses en i taget medan du rör dig genom dokumentet, och en sida du aldrig öppnade skrivs tillbaka med det innehåll den redan hade. Det är den verkliga skillnaden i en lång, formgiven rapport: risken med vägen över Word är att alla 60 sidor kommer tillbaka ombyggda, också de 59 som du inte hade någon anledning att röra.
Öppna filen som konverteraren förstörde och prova den enda ändring du faktiskt behöver. Klicka på raden, skriv om den, rulla sedan nedåt och se vad som har flyttat sig. Du ser om sidan fortfarande håller ihop innan du betalar något.
Öppna din PDF