การจัดรูปแบบยังอยู่ครบ
แก้ไข PDF โดยไม่ทำให้การจัดรูปแบบเพี้ยน
คุณเคยนำไฟล์นี้ไปเข้าตัวแปลงไฟล์มาแล้ว และการจัดรูปแบบที่ได้กลับมาเป็นของที่สร้างขึ้นใหม่จากการเดา: หัวข้อผิดฟอนต์ ตารางแตกเป็นชิ้น ๆ เพราะไฟล์ไม่เคยเก็บเลย์เอาต์ไว้ที่ใดให้ตัวแปลงไฟล์กู้คืนได้ตั้งแต่แรก ที่นี่คุณแก้ถ้อยคำตรงที่เดิม และส่วนอื่นไม่ขยับเลย
- ไม่มีการแปลงไฟล์และไม่มีการสร้างอะไรขึ้นใหม่: คลิกบรรทัดไหน บรรทัดนั้นคือบรรทัดที่เขียนใหม่
- บรรทัดที่พิมพ์ใหม่ใช้ฟอนต์ที่ฝังอยู่ในไฟล์ ขนาด และสีหมึกเดิมของหน้านั้น ซึ่งอ่านมาจากคำสั่งวาดในไฟล์
- แก้ไขได้ฟรี การดาวน์โหลดต้องมีบัญชีฟรีและแพ็กเกจแบบชำระเงิน ซึ่งเริ่มต้นที่ £0.99 ในสัปดาห์แรก
ลากไฟล์ PDF มาวางที่นี่
เป็นส่วนตัว: ประมวลผลในเบราว์เซอร์ของคุณ
วิธีนี้ใช้กับไฟล์ของคุณได้ไหม?
| ไฟล์ของคุณ | ใช้ที่นี่ได้ไหม? | สิ่งที่จะเกิดขึ้น |
|---|---|---|
| PDF ที่ใช้เคอร์เซอร์ลากเลือกข้อความได้ | ได้ | กรณีปกติ ทุกบรรทัดคลิกได้ และแผงด้านข้างจะแสดงฟอนต์ ขนาด และสีที่หน้านั้นกำหนดไว้ให้บรรทัดนั้น |
| หน้าที่ไม่ได้ฝังฟอนต์ไว้ในไฟล์ | ได้ | โปรแกรมอ่าน PDF ของคุณก็ใช้ฟอนต์ทดแทนอยู่แล้วเพื่อแสดงหน้านี้ให้เห็น บรรทัดที่พิมพ์ใหม่จะวาดด้วยฟอนต์ที่ใกล้เคียงที่สุดในกลุ่มเดียวกัน: มีเชิง (serif) ไม่มีเชิง (sans) หรือพิมพ์ดีด (mono) |
| หน้าสองคอลัมน์ที่จัดข้อความไว้แน่น | ได้ | การจัดบรรทัดใหม่เกิดขึ้นเฉพาะในคอลัมน์ที่บรรทัดนั้นอยู่ คอลัมน์ข้าง ๆ จึงไม่ขยับเลย แก้เสร็จแล้วให้อ่านไล่ลงไปจนสุดคอลัมน์นั้น |
| ข้อความที่อยู่ในรูปภาพที่วางไว้บนหน้า เช่น โลโก้ที่มีชื่อประกอบ หรือแผนภูมิที่ส่งออกมาเป็นรูป | ที่นี่ไม่ได้ | รูปภาพไม่มีชั้นข้อความ จึงไม่มีอะไรให้คลิก และไม่มีตัวหนังสือต้นฉบับให้เทียบ ให้เปลี่ยนรูปภาพทั้งรูปแทน เปลี่ยนรูปภาพใน PDF |
วิธีทำ
- 1
ลากไฟล์ PDF มาวาง แล้วรอให้หน้าแรกแสดงผลจนเสร็จ
โปรแกรมแก้ไขจะจัดกลุ่มตัวอักษรที่วางไว้ตามตำแหน่งในหน้านั้นกลับเป็นบรรทัด ย่อหน้า และคอลัมน์ ตราบใดที่คุณยังไม่คลิกอะไร ก็ยังไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง
- 2
ใช้เครื่องมือ “เลือก” คลิกบรรทัดที่ต้องการแก้
บรรทัดนั้นจะเปิดเป็นช่องแก้ไขที่มีเคอร์เซอร์อยู่ข้างใน และแผงด้านข้างจะแสดงฟอนต์ ขนาด และสีหมึกของบรรทัด ซึ่งอ่านมาจากคำสั่งวาดของหน้านั้นเอง
- 3
พิมพ์ถ้อยคำใหม่ แล้วดูย่อหน้าจัดบรรทัดใหม่
มีเพียงบรรทัดนั้นที่เขียนใหม่ ย่อหน้าที่จัดชิดซ้าย (ขอบขวาไม่เสมอกัน) จัดบรรทัดใหม่ภายในคอลัมน์ของตัวเอง ส่วนย่อหน้าที่จัดเต็มแนว (ขอบซ้ายขวาเสมอกัน) หรือจัดกึ่งกลางยังตัดบรรทัดที่เดิม และบรรทัดที่แก้จะย่อขนาดลงให้พอดี
- 4
อ่านไล่ลงไปจนสุดหน้า แล้วกด “ส่งออก PDF”
จุดตัดบรรทัดหลังจุดที่แก้จะเลื่อนไปจากเดิม จึงควรตรวจส่วนที่เหลือของคอลัมน์ก่อนส่งออก
สิ่งที่คุณแก้ไขได้
- แก้ 1,450 เป็น 1,495 ในตารางราคา โดยเส้นตารางและแถวหัวตารางที่มีสีพื้นยังอยู่ที่เดิม
- แก้วันที่ที่ผิดหนึ่งจุดในจดหมายข่าวสองคอลัมน์: คอลัมน์นั้นจัดบรรทัดใหม่ ส่วนคอลัมน์ข้าง ๆ ไม่ขยับ
- เปลี่ยนชื่อในหัวกระดาษของหน้า 9 ในรายงาน 42 หน้า โดยอีก 41 หน้าที่เหลือยังเหมือนเดิม
- ลดหัวข้อขนาด 14 พอยต์เป็น 12 พอยต์ เพื่อไม่ให้ตกไปบรรทัดที่สอง แล้วปล่อยให้ย่อหน้าข้างใต้จัดบรรทัดใหม่
- ลบหนึ่งประโยคออกจากย่อหน้าเนื้อหา แล้วสี่บรรทัดที่ตามมาจะขยับขึ้นมาแทนที่ภายในคอลัมน์เดิม
- เปลี่ยนเบอร์โทรศัพท์ในท้ายกระดาษที่ซ้ำกันอยู่ 12 หน้า ด้วยการกด “แทนที่ทั้งหมด” ครั้งเดียว
- แก้คำบรรยายที่อยู่บนพื้นสี: แถบปิดทับด้านหลังจะเป็นสีของพื้นนั้น ไม่ใช่สีขาว
เบื้องหลังการทำงานจริง
PDF ไม่ได้เก็บเอกสารไว้ แต่เก็บคำสั่งวาด: วางตัวอักษรตัวนี้ ด้วยฟอนต์นี้ ขนาดนี้ ที่พิกัดนี้ แล้วต่อด้วยตัวถัดไป ในไฟล์ไม่มีย่อหน้า ไม่มีช่องตาราง ไม่มีคอลัมน์ และไม่มีอะไรบันทึกไว้ว่าที่อยู่สองท่อนเป็นของชุดเดียวกัน ตัวแปลงไฟล์อนุมานทั้งหมดนี้จากตำแหน่งที่ตัวอักษรไปตกอยู่ และเป็นการอนุมานงานออกแบบที่ไม่เคยได้เห็น การแก้ไขบนหน้าเดิมข้ามขั้นตอนการอนุมานนั้นไปเลย: บรรทัดที่คุณคลิกคือชุดตัวอักษรที่หน้านั้นกำหนดไว้เป็นบรรทัดอยู่แล้ว
การเขียนบรรทัดนั้นใหม่ใช้สามสิ่งจากตัวหน้าเอง สีหมึกมาจากคำสั่งวาด จึงเป็นสีที่นักออกแบบกำหนดไว้ ไม่ใช่สีที่สุ่มอ่านจากพิกเซลตรงขอบตัวอักษรซึ่งเกลี่ยไว้ให้ดูเรียบ แถบปิดทับที่ซ่อนถ้อยคำเดิมใช้สีที่พบมากที่สุดในบริเวณด้านหลัง คำบรรยายบนพื้นสีจึงไม่ไปอยู่ในกล่องสีขาว ส่วนถ้อยคำใหม่ใช้ข้อมูลฟอนต์ที่ฝังอยู่ในหน้านั้นเอง ทุกครั้งที่ฟอนต์มีตัวอักษรครบทุกตัวที่คุณพิมพ์
ทำไมวิธีที่ใช้กันทั่วไปจึงทำให้ไฟล์นี้พัง
นั่งพิมพ์ทั้งหน้าใหม่ตั้งแต่ต้นในเอกสารใหม่
คุณต้องสร้างระยะบรรทัด ตำแหน่งแท็บ และระยะห่างระหว่างตัวอักษรขึ้นใหม่จากความจำ หน้าที่สองไม่เคยเข้ากับหน้าแรกได้สนิท และเส้น โลโก้ กับท้ายกระดาษก็ไปอยู่คนละพิกัดกับสำเนาทุกฉบับที่เผยแพร่ออกไปแล้ว
พิมพ์ลงในกล่องข้อความที่วางทับถ้อยคำเดิม
ข้อความที่มาแทนจะเป็นฟอนต์ของระบบในขนาดที่เดาเอา และเหลื่อมจากเส้นฐานเดิมเล็กน้อย บนหน้าจอดูออกว่าเป็นรอยปะ สั่งพิมพ์ออกมาก็ยังเป็นรอยปะ และมักเข้มกว่าตัวหนังสือข้าง ๆ อยู่นิดหนึ่ง
พิมพ์ลงกระดาษ แก้ด้วยมือ แล้วสแกนกลับเข้ามา
ทั้งเอกสารกลายเป็นภาพถ่าย เชิงอรรถขนาด 8 พอยต์พร่าเลือน ชั้นข้อความหายไปจนไม่มีใครค้นหาคำในไฟล์ได้ และไฟล์ใหญ่ขึ้นหลายเท่าเพื่อแลกกับคำที่แก้เพียงคำเดียว
เมื่อเทียบกับวิธีอื่น
| วิธี | เทียบกันแล้วเป็นอย่างไร |
|---|---|
| แปลงไปกลับผ่าน Word: แปลงเป็น .docx แก้ไข แล้วบันทึกกลับเป็น PDF | เหมาะเมื่อคุณจะเขียนเอกสารใหม่ทั้งฉบับและไม่ต้องรักษาเลย์เอาต์ไว้ แต่สำหรับการแก้คำสามคำ นี่คือทางเลือกที่ไม่คุ้มที่สุด: Word สร้างเลย์เอาต์ขึ้นใหม่ด้วยการอนุมาน คุณจึงต้องซ่อมส่วนที่ไม่ได้แตะเลย |
| เปิด PDF ใน Google Docs | ดึงข้อความออกมาได้ดีและรวดเร็ว แต่งานออกแบบส่วนใหญ่หายไปตั้งแต่ตอนเปิด: รูปภาพเลื่อนที่หรือหายไป คอลัมน์ยุบรวมเป็นคอลัมน์เดียว และสิ่งที่บันทึกกลับมาคือไฟล์ Docs ที่หน้าตาคล้ายต้นฉบับแค่คร่าว ๆ |
| เครื่องมือแปลง PDF เป็น Word ออนไลน์แบบฟรี | ใช้ได้ถ้าต้องการแค่ดึงข้อความออกจากไฟล์ที่เลือกข้อความไม่ได้ แต่ก็เป็นกลไกการเดาแบบเดียวกันที่ปรับแต่งได้น้อยกว่า และคุณต้องส่งเอกสารที่ออกแบบมาอย่างดีไปประมวลผลบนเซิร์ฟเวอร์ของคนอื่น |
| แอป “แสดงตัวอย่าง” (Preview) หรือ “การทำเครื่องหมาย” (Markup) บน macOS | ยอดเยี่ยมสำหรับลายเซ็น ไฮไลต์ และกรอบสี่เหลี่ยม และมีอยู่ในเครื่องอยู่แล้ว แต่แก้ข้อความที่เป็นส่วนหนึ่งของหน้าไม่ได้: อย่างดีที่สุดคือวางสี่เหลี่ยมสีขาวแล้วพิมพ์ข้อความใหม่ทับลงไป |
| กลับไปขอไฟล์ต้นฉบับจากนักออกแบบ | ยังเป็นทางที่เหมาะเมื่อเป็นการเปลี่ยนแปลงระดับโครงสร้าง: เพิ่มส่วนใหม่ เปลี่ยนกริด หรือปรับแบรนด์ใหม่ แต่ต้องเสียเวลาหนึ่งวันหรือเสียค่าบริการ และไฟล์ต้นฉบับก็มักหายไปพร้อมกับฟรีแลนซ์ที่ทำงานนั้น |
สิ่งที่วิธีนี้ทำไม่ได้
- การจัดบรรทัดใหม่ทำให้จุดตัดบรรทัดเลื่อน ทุกบรรทัดหลังจุดที่แก้จะตัดบรรทัดใหม่ภายในคอลัมน์ของตัวเอง และในหน้าที่ข้อความแน่น บรรทัดสุดท้ายอาจล้นไปหน้าถัดไป
- บรรทัดที่พิมพ์ใหม่จะกลับมาเป็นข้อความจริงที่เลือกได้ก็ต่อเมื่อฟอนต์ที่ฝังอยู่ในไฟล์เขียนตัวอักษรที่คุณพิมพ์ได้ครบทุกตัว และผลที่วาดใหม่ตรงกับของเดิมมากพอ หากไม่เป็นเช่นนั้น บรรทัดนั้นบรรทัดเดียวจะเขียนกลับลงไฟล์เป็นรูปภาพขนาดเล็กความละเอียดสูงของตัวเองแทน
- บรรทัดที่ยาวเกินพื้นที่จะย่อขนาดลงให้พอดี แต่ไม่เล็กกว่าสองในสามของขนาดเดิม หากถึงขีดนั้นแล้วยังไม่พอดี ให้ตัดคำออกหรือกำหนดขนาดเอง
- โปรแกรมแก้ไขอ่านสีและเขียนกลับเป็น RGB ไฟล์ที่เตรียมด้วยหมึกสีพิเศษ (spot) หรือ CMYK จึงไม่ควรแวะผ่านที่นี่ก่อนไปโรงพิมพ์
- การแก้ไขและการตรวจดูผลลัพธ์ไม่มีค่าใช้จ่าย การดาวน์โหลด PDF ที่แก้ไขแล้วต้องมีบัญชีฟรีและแพ็กเกจแบบชำระเงิน ซึ่งเริ่มต้นที่ £0.99 ในสัปดาห์แรก จากนั้นเริ่มต้นที่ £11.99 ต่อปี
คำถามที่คนมักถาม
ทำไม Word ถึงทำให้การจัดรูปแบบเพี้ยน ทั้งที่ตัว PDF ก็ดูปกติดี?
เพราะหลักฐานที่ Word ใช้นั้นกำกวม แถวที่คั่นด้วยแท็บกับแถวของตารางจริงทิ้งร่องรอยบนหน้าไว้แทบเหมือนกัน ย่อหน้าที่เยื้องแบบลอย (hanging indent) กับรายการย่อยที่ซ้อนกันก็ดูคล้ายกัน และคอลัมน์แคบสองคอลัมน์อาจอ่านเป็นคอลัมน์กว้างคอลัมน์เดียว Word ต้องเลือกสักทาง และเมื่อเลือกผิด ความผิดพลาดก็ลามต่อ: ตารางที่กลายเป็นย่อหน้าพาส่วนที่เหลือของหน้าเพี้ยนไปด้วย และสไตล์ที่ Word สร้างขึ้นเพื่อประคองการเดานั้นก็กลับมาโผล่อีกในสี่หน้าถัดไป ไม่มีอะไรตรวจการเดานั้นเทียบกับต้นฉบับ เพราะสิ่งที่เดาได้เข้ามาแทนต้นฉบับไปแล้ว
บรรทัดหลังจุดที่ฉันแก้จะตัดบรรทัดตรงที่เดิมไหม?
ส่วนใหญ่ไม่ ถ้าประโยคยาวขึ้นสี่คำ คำเหล่านั้นก็ต้องมีที่ลง ทุกบรรทัดไปจนจบย่อหน้านั้นจึงตัดบรรทัดใหม่ ย่อหน้ายังเริ่มที่เดิมและอยู่ในคอลัมน์ของตัวเอง แต่รูปทรงของขอบขวาจะเปลี่ยนไป ในหน้าที่ข้อความแน่น บรรทัดสุดท้ายของคอลัมน์อาจล้นเลยขอบไป
คราวก่อนหัวข้อกลับมาเป็นฟอนต์อื่น ที่นี่จะเป็นแบบนั้นไหม?
นั่นเป็นเพราะฟอนต์ฝังไว้เพียงบางส่วน (subset) นักออกแบบฝังเฉพาะตัวอักษรที่เอกสารใช้ และฟอนต์นั้นไม่ได้ติดตั้งอยู่ในเครื่องของคุณ โปรแกรมใดก็ตามที่เปิดไฟล์นอกโปรแกรมอ่าน PDF จึงใช้ฟอนต์ที่คล้ายกันคร่าว ๆ มาแทน ส่วนที่นี่ ข้อมูลฟอนต์ที่ฝังอยู่มาจากตัวไฟล์เอง หัวข้อที่พิมพ์ใหม่จึงยังเป็นฟอนต์เดิมในขนาดเดิม ตัวอักษรที่ไม่มีอยู่ในส่วนที่ฝังไว้จะเปลี่ยนไปใช้ฟอนต์ทดแทนเฉพาะตัวนั้น ซึ่งคุณเห็นได้ชัดในตัวอย่างบนหน้าจอ
สุดท้ายแล้วฉันจะได้ไฟล์ Word ที่แก้ไขได้ออกมาไหม?
การทำไฟล์ .docx เป็นงานที่ตรงกันข้ามกับงานนี้ สิ่งที่คุณดาวน์โหลดคือ PDF: เอกสารฉบับเดิมที่เปลี่ยนถ้อยคำแล้ว หากต้องการไฟล์ .docx ไว้ทำงานต่อ เครื่องมือแปลงไฟล์คือทางที่เหมาะ และควรทำใจไว้ก่อนว่าเลย์เอาต์จะสร้างขึ้นใหม่ ไม่ได้คงไว้ตามเดิม หน้านี้มีไว้สำหรับงานที่เลย์เอาต์คือสิ่งที่คุณต้องการรักษาไว้ และสองอย่างนี้ทำพร้อมกันไม่ได้
ย่อหน้าของฉันจัดเต็มแนว แก้แล้วจะจัดเต็มแนวใหม่ให้ไหม?
ไม่ มีเฉพาะย่อหน้าที่จัดชิดซ้ายเท่านั้นที่จัดบรรทัดใหม่ เพราะการจัดเต็มแนวใหม่ต้องยืดระยะห่างระหว่างคำใหม่ทุกบรรทัด และถ้าคลาดเคลื่อนแม้เพียงเล็กน้อยก็เห็นชัดกว่าการปล่อยไว้ตามเดิม ย่อหน้าที่จัดเต็มแนวจึงแก้ทีละบรรทัด: บรรทัดที่พิมพ์ใหม่จะวาดใหม่ที่ตำแหน่งเดิม และหากถ้อยคำใหม่ยาวกว่า ตัวหนังสือจะย่อลงเท่าที่จำเป็นเพื่อให้พอดี
หน้าที่ฉันไม่เคยเปิดเลยจะเปลี่ยนไหม?
ไม่เปลี่ยน โปรแกรมแก้ไขอ่านทีละหน้าตามที่คุณเลื่อนดูเอกสาร และหน้าที่คุณไม่เคยเปิดจะเขียนกลับลงไฟล์ด้วยเนื้อหาเดิมที่มีอยู่แล้ว นี่คือความต่างที่แท้จริงสำหรับรายงานยาว ๆ ที่ออกแบบมาอย่างดี: ความเสี่ยงของการแปลงไปกลับคือทั้ง 60 หน้ากลับมาเป็นหน้าที่สร้างขึ้นใหม่ รวมถึงอีก 59 หน้าที่คุณไม่มีเหตุให้ต้องแตะเลย
เปิดไฟล์ที่ตัวแปลงไฟล์เคยทำเพี้ยน แล้วลองแก้เฉพาะจุดเดียวที่คุณต้องการจริง ๆ คลิกบรรทัด พิมพ์ใหม่ จากนั้นเลื่อนลงไปดูว่ามีอะไรขยับบ้าง คุณจะรู้ว่าหน้ายังเรียบร้อยดีอยู่หรือไม่ก่อนต้องจ่ายเงิน
เปิด PDF ของคุณ