Trước khi ký
Chỉnh sửa hợp đồng dạng PDF trước khi ký
Bản dự thảo hợp đồng được gửi đến dưới dạng PDF, mức phí hoặc thời hạn báo trước bị sai, và không ai gửi cho bạn tệp Word. Trang này nói về việc sửa và đánh dấu thay đổi trên bản dự thảo của một hợp đồng mà bạn là một bên: sửa điều khoản, để chỗ sửa hiện rõ, ghi lại mình đã sửa gì, rồi gửi trả ngay trong buổi chiều.
- Gạch bỏ câu chữ cũ, gõ nội dung thay thế bên cạnh và ghi ngày sửa, để ai đọc cũng hiểu đây là một đề xuất đàm phán chứ không phải tự ý sửa đổi.
- Bản dự thảo thuộc phạm vi thỏa thuận bảo mật (NDA) vẫn ở nguyên trên thiết bị của bạn: tệp PDF được mở, sửa và ghi lại ngay trong trình duyệt, không bao giờ được tải lên.
- Chỉnh sửa miễn phí. Để tải xuống, bạn cần một tài khoản miễn phí và một gói trả phí, từ 0,99 £ cho tuần đầu tiên.
Kéo và thả tệp PDF vào đây
Riêng tư: xử lý ngay trong trình duyệt của bạn
Cách này có dùng được với tệp của bạn không?
| Tệp của bạn | Dùng được ở đây? | Điều gì xảy ra |
|---|---|---|
| Bản dự thảo soạn trong Word rồi được gửi đi dưới dạng PDF | Có | Trường hợp thông thường. Nội dung điều khoản hiện ra thành từng dòng để bạn nhấp vào rồi gõ lại, bằng chính phông chữ sẵn có của trang. |
| Phần nội dung căn đều hai bên, hai mép của điều khoản đều thẳng hàng | Có | Vẫn sửa được, nhưng một khối căn đều hai bên không được ngắt dòng lại, nên bạn sửa từng dòng một và phải tính đến độ dài của phần thay thế. |
| Bản quét hoặc ảnh chụp bằng điện thoại của bản dự thảo đã có ghi chú sửa | Sau một bước | Trên bản quét, không chọn được gì chừng nào OCR (nhận dạng văn bản) chưa đọc trang. Hãy đưa tệp qua công cụ “Chỉnh sửa PDF được quét” trước. Chỉnh sửa PDF được quét |
| Bản dự thảo bị bên kia khóa, không cho chỉnh sửa | Có | Thiết lập hạn chế quyền là một lời nhắn dành cho các trình đọc PDF, không phải ổ khóa trên câu chữ. Bản dự thảo vẫn mở được ở đây và nội dung điều khoản vẫn sửa được. Chỉ sửa những tài liệu mà bạn có quyền sửa. |
| Bản hợp đồng đã có đủ chữ ký của hai bên | Ở đây thì không | Đừng sửa một văn bản đã ký kết. Hãy đưa thay đổi vào một bản mới hoặc một phụ lục hợp đồng, rồi ký lại. Ký PDF |
Ai thường tìm đến trang này
Một nhà thiết kế tự do vừa nhận hợp đồng của khách hàng qua email
Mức phí theo ngày ở điều 4 vẫn là mức của năm ngoái, mà thứ Hai dự án đã bắt đầu.
Một chủ doanh nghiệp nhỏ sắp ký hợp đồng với nhà cung cấp
Mẫu hợp đồng của họ ghi một địa chỉ giao dịch đã không còn tồn tại từ sau lần chuyển văn phòng.
Một chuyên viên mua hàng đang gửi trả bản dự thảo lần thứ ba
Thời hạn báo trước cứ quay về mức 90 ngày, mà không ai theo dõi xem vì sao.
Một nhà thầu sắp ký một bản mô tả phạm vi công việc ngắn
Trong đó vẫn ghi 12 tuần, dù ngày khởi động đã lùi một tháng.
Cách thực hiện
- 1
Mở bản dự thảo và tìm điều khoản
Thả tệp PDF vào trình chỉnh sửa ở phía trên, rồi dùng thanh tìm kiếm để đến đúng nội dung cần sửa: mức phí, thời hạn báo trước hoặc tên của một bên.
- 2
Dùng “Chọn” nhấp vào câu chữ rồi gõ lại nội dung cần đổi
Bật công cụ “Chọn”, nhấp vào dòng đó rồi gõ con số hoặc ngày tháng mới đè lên nội dung cũ. Nếu câu chữ của bạn dài hơn, các dòng bên dưới dịch xuống.
- 3
Đánh dấu chỗ sửa bằng “Đường thẳng” và “Thêm văn bản”
Để cho thấy chỗ sửa thay vì lặng lẽ sửa, hãy để nguyên câu chữ gốc, dùng “Đường thẳng” kẻ một nét ngang qua với độ dày mảnh nhất, rồi dùng “Thêm văn bản” đặt nội dung thay thế bên cạnh.
- 4
Ghi ngày cho chỗ sửa, rồi nhấn “Xuất PDF” và gửi lại
Dùng “Thêm văn bản” ghi tên viết tắt của bạn và ngày tháng ở cuối điều khoản, hoặc thêm một dòng nếu bản dự thảo có bảng theo dõi các sửa đổi. Sau đó nhấn “Xuất PDF”.
Những gì bạn có thể thay đổi
- Đổi mức phí 3.000.000 đồng một ngày thành 3.500.000 đồng ở khoản 4.1 và một lần nữa trong bảng phí
- Đổi thời hạn báo trước từ 30 ngày thành 60 ngày ở mọi chỗ nó xuất hiện, kể cả trong phần định nghĩa
- Kéo dài thời hạn bàn giao từ 12 tuần lên 16 tuần và sửa ngày hoàn thành ghi bên dưới
- Sửa tên bên đối tác bị viết là “Công ty CP” trong khi tên chính thức ghi “Công ty cổ phần”
- Thay địa chỉ giao dịch bằng địa chỉ trụ sở chính trong phần thông tin các bên ở trang 1
- Thêm một ngoại lệ dài 14 chữ vào điều khoản độc quyền, rồi kiểm tra xem nó đã đẩy những gì sang trang sau
- Gạch bỏ thời hạn thanh toán 60 ngày, ghi 30 bên cạnh và ký nháy ở lề
Vì sao các cách thông thường làm hỏng tệp này
Chuyển sang Word rồi chỉnh sửa ở đó
Việc chuyển đổi dàn lại cả bản hợp đồng. Số thứ tự điều khoản xê dịch, bảng biểu trong các phụ lục mất độ rộng cột, và bạn mất cả buổi chiều kiểm tra xem công cụ chuyển đổi đã làm xê dịch những gì, thay vì lo cho chỗ mình định sửa.
Hỏi xin bên kia bản chỉnh sửa được
Đôi khi được, với cái giá là một, hai ngày chờ. Thường thì bản dự thảo được tạo từ một mẫu mà người soạn thảo bên họ không chịu đưa ra, và tệp PDF chính là bản dự thảo.
Chấp nhận câu chữ của họ rồi để đến lúc gia hạn mới thương lượng
Mức phí bạn không muốn sẽ nằm trên mọi hóa đơn trong suốt thời hạn hợp đồng, còn bản dự thảo lần sau lại được soạn từ chính bản này. Hoãn lại mười hai tháng cũng chẳng làm chuyện này dễ hơn chút nào.
Chỉ mô tả thay đổi trong email gửi kèm
Phần sửa đổi nằm trong một chuỗi email chứ không nằm trong tài liệu. Bản dự thảo lần sau quay về mà không có nó, và hai bên lại tranh cãi xem ngày 12 đã thống nhất những gì.
Những gì cách này không làm được
- Chỉnh sửa miễn phí. Để tải xuống bản dự thảo đã sửa, bạn cần một tài khoản miễn phí và một gói trả phí: 0,99 £ cho tuần đầu tiên, sau đó từ 11,99 £ mỗi năm.
- Không có gì tự đánh số lại. Chèn thêm một khoản thì khoản bên dưới vẫn mang số 4.3, nên hãy tự đánh số lại và kiểm tra các chỗ dẫn chiếu chéo.
- Một đoạn chèn dài đẩy phần văn bản bên dưới xuống trong cột của nó, và khi trang đã đầy, phần tràn chảy sang một trang mới được chèn ngay sau trang đó. Hãy đọc các trang phía sau chỗ sửa trước khi gửi.
- Ở đây không có gì cho bạn biết phần sửa đổi của mình có hiệu lực hay không, cũng như điều khoản bạn đang thêm ngoại lệ có đúng là điều khoản quan trọng hay không.
Khi đây không còn là chuyện định dạng nữa
Nói rõ về ranh giới: trang này dành cho việc sửa một bản dự thảo trước khi bản đó được ký và phát hành chính thức. Nếu hợp đồng đã được ký kết thì chỉnh sửa tệp PDF không phải là lời giải. Hãy quay lại bản sạch gần nhất và ký một bản mới, hoặc thỏa thuận một phụ lục hợp đồng ngắn đi kèm bản gốc.
Mọi người thường hỏi
Ở đây có cho tôi biết được phần sửa đổi của tôi có giá trị ràng buộc hay không?
Không, và hãy dè chừng bất cứ thứ gì nói rằng nó làm được. Chúng tôi chỉ thay đổi những gì ghi trên trang. Một mức phí đã gạch bỏ có ràng buộc bên kia hay không còn tùy vào việc họ chấp nhận điều gì và hợp đồng quy định thế nào về việc sửa đổi, và đó là câu hỏi dành cho luật sư chứ không phải cho một trình chỉnh sửa. Việc trang này làm được là giúp chỗ sửa của bạn rõ ràng và có ghi ngày, để sau này không ai tranh cãi được về bản bạn đã gửi lại.
Hợp đồng đã ký rồi. Tôi chỉ sửa ngày tháng trong tệp PDF thôi có được không?
Không. Khi cả hai bên đã ký, tệp đó là bằng chứng ghi lại những gì họ đã ký, và lặng lẽ sửa nó không còn là chuyện định dạng: cách làm đúng là một bản mới, hoặc một phụ lục hợp đồng ngắn đi kèm bản gốc. Nếu chỗ sai đúng là một lỗi đánh máy chứ không phải một điều khoản, hãy nêu ra bằng văn bản và để bên kia xác nhận cách hiểu. Như vậy chỗ đính chính nằm trong một chuỗi trao đổi mà sau này cả hai bên đều đưa ra được, còn tệp PDF đã ký vẫn y nguyên như lúc ký.
Vì sao nên gạch bỏ câu chữ cũ thay vì thay thẳng bằng câu chữ mới?
Vì một chỗ thay lặng lẽ trông như tự ý sửa đổi, còn một chỗ sửa có đánh dấu trông như một đề xuất đàm phán. Đằng nào người rà soát bên họ cũng so bản bạn gửi lại với bản họ đã gửi đi, và một thay đổi không báo trước làm mất thiện chí nhiều hơn những gì nó đem lại. Hãy để nguyên câu chữ gốc, kẻ một nét mảnh ngang qua, viết nội dung thay thế bên cạnh và thêm một ghi chú có ngày tháng ở cuối điều khoản.
Tôi thêm một câu và các điều khoản bên dưới bị đẩy xuống trang sau. Như vậy có sao không?
Đáng để bỏ ra hai phút kiểm tra. Khi trang đã đầy, phần tràn chảy sang trang kế tiếp, hoặc sang một trang mới được chèn ngay sau trang đó, và trong lúc ấy không có gì được đánh số lại. Trước khi xuất, hãy đọc các trang phía sau chỗ sửa, tìm xem có tiêu đề nào bị tách khỏi phần nội dung của nó không, và kiểm tra mọi chỗ dẫn chiếu có nêu số trang, vì đó là nơi người rà soát nhận ra đầu tiên.
Bên kia muốn nhận thay đổi dưới dạng Word. Ở đây có xuất cho tôi tệp Word được không?
Chúng tôi chỉnh sửa tệp PDF và trả lại một tệp PDF, nên nếu bên kia nhất định đòi một tài liệu Word có theo dõi thay đổi, bạn sẽ phải hỏi xin tệp nguồn của chính họ. Cách thường giải quyết được chuyện này: gửi lại tệp PDF đã đánh dấu, và trong email gửi kèm, trích số điều khoản cùng toàn văn câu chữ cũ và mới. Người soạn thảo bên họ dán hai dòng đó vào bản gốc, và thế là thay đổi có trong cả hai tệp.
Bản dự thảo thuộc phạm vi thỏa thuận bảo mật (NDA). Nó có rời khỏi máy của tôi không?
Tệp thì không. Tệp được chính trình duyệt của bạn đọc, sửa và ghi lại, nên các trang của hợp đồng không bao giờ được gửi tới chúng tôi và không có phần nào của bản dự thảo được lưu ở bất cứ đâu. Có một ngoại lệ cần nói thẳng: khi bạn đã đăng nhập và nhấn “Xuất PDF”, chúng tôi kiểm tra xem tài khoản của bạn có được phép tải xuống hay không. Yêu cầu đó mang theo tài khoản của bạn, không mang theo tài liệu. Cùng lúc đó, công cụ phân tích của chúng tôi ghi nhận rằng một lần xuất đã bắt đầu và đã hoàn tất, dưới dạng các số đếm, không kèm tên tệp hay nội dung trang.
Hãy mở bản dự thảo, sửa điều khoản, đánh dấu chỗ đã sửa và ghi ngày, rồi gửi lại ngay chiều nay thay vì chờ hai ngày cho một tệp Word có thể không bao giờ đến. Trình chỉnh sửa ở ngay phía trên: cứ thả tệp PDF vào.
Mở tệp PDF của bạn