Sai một từ, tệp đã gửi đi
Sửa lỗi đánh máy trong tệp PDF bạn đã gửi đi
Bạn vừa phát hiện một từ sai trong tệp PDF đã gửi đi, mà trong tay lại không có tệp nguồn đã tạo ra nó. Bạn không định thiết kế lại gì cả. Bạn chỉ muốn sửa đúng một từ đó, gọn đến mức ai mở lại tệp cũng không nhận ra chỗ sai từng nằm ở đâu.
- Nhấp vào từ bị gõ sai rồi gõ lại: dòng đó được vẽ lại bằng chính phông chữ nhúng trong tệp, với cỡ chữ và màu như cũ.
- Ctrl+F, hoặc Cmd+F trên máy Mac, tìm ra mọi chỗ khác có cùng lỗi đó trên tất cả các trang, trước khi bạn xuất.
- Chỉnh sửa miễn phí. Để tải xuống, bạn cần một tài khoản miễn phí và một gói trả phí, từ 0,99 £ cho tuần đầu tiên.
Kéo và thả tệp PDF vào đây
Riêng tư: xử lý ngay trong trình duyệt của bạn
Cách này có dùng được với tệp của bạn không?
| Tệp của bạn | Dùng được ở đây? | Điều gì xảy ra |
|---|---|---|
| Tệp PDF xuất từ Word, InDesign, Google Docs hoặc một công cụ thiết kế | Có | Từ sai là văn bản thật, và phông chữ của nó nằm ngay trong tệp. Nhấp vào, sửa lại, và dòng đó được dàn lại bằng chính phông chữ ấy. |
| Tệp PDF có phông chữ gốc không hề được nhúng | Sau một bước | Một từ được sửa sẽ hiện ra bằng phông thay thế gần giống nhất, rồi nằm giữa một dòng toàn phông chữ gốc, đúng chỗ mà sự lệch phông dễ lộ nhất. Cách khắc phục là dàn lại cả dòng chứ không chỉ một từ. Che chữ trong PDF |
| Bản quét hoặc ảnh chụp một trang in | Sau một bước | OCR (nhận dạng văn bản) phải đọc trang đó trước, bằng một trong các ngôn ngữ được hỗ trợ, và dòng mà OCR trả về chính là dòng dùng để vẽ lại chỗ sửa của bạn, nên hãy soát cả dòng chứ không chỉ từ bạn định sửa. Chỉnh sửa PDF được quét |
| Lỗi đánh máy nằm trong một logo, một biểu đồ hoặc một ảnh khác | Ở đây thì không | Những chữ cái đó là điểm ảnh chứ không phải văn bản, nên nhấp bao nhiêu lần cũng không chọn được. Hãy thay ảnh đó bằng một ảnh đã sửa. Thay ảnh trong PDF |
Cách thực hiện
- 1
Thả tệp PDF vào và tìm từ đó
Không có gì được tải lên: tệp PDF được đọc ngay tại chỗ, trên thiết bị của bạn. Nhấn Ctrl+F rồi gõ từ viết sai: thanh tìm kiếm chạy ngầm, tìm trên mọi trang và đếm số kết quả, nên bạn biết ngay lỗi đó xuất hiện một lần hay chín lần.
- 2
Dùng “Chọn” nhấp vào dòng rồi gõ lại từ đó
Nhấp vào dòng, đặt con trỏ vào từ sai và chỉ sửa từ đó, phần còn lại để nguyên. Trong lúc bạn gõ, dòng được vẽ lại bằng chính phông chữ của tài liệu, nên bạn tự đánh giá được chỗ sửa có khớp không.
- 3
Kiểm tra chỗ kết thúc dòng, rồi nhấn “Xuất PDF”
Từ thay thế dài hơn hoặc ngắn hơn làm chỗ kết thúc dòng xê dịch, và có thể đẩy một từ xuống dòng dưới. Đọc dòng vừa sửa và dòng ngay bên dưới, rồi nhấn “Xuất PDF”.
Những gì bạn có thể thay đổi
- Đổi “Thảo Vi” thành “Thảo Vy” ở lời chào, phần nội dung và phần chữ ký, chỉ bằng một lần “Thay thế tất cả”
- Sửa một con số báo giá từ 14.500.000 đồng thành 145.000.000 đồng ở đúng dòng bị thiếu mất một số 0
- Đổi một ngày từ thứ Ba, 14 tháng 10 thành thứ Năm, 16 tháng 10 ở cả ba chỗ ngày đó được in
- Thêm lại chữ cái bị thiếu vào tên công ty ở chân trang của cả 12 trang
- Xóa chữ “đã” thứ hai trong “khoản phí đã đã thỏa thuận” mà không đụng đến phần còn lại của câu
- Đổi số hóa đơn từ 1042 thành 1043 ở phần đầu trang và trong nội dung chuyển khoản
Vì sao các cách thông thường làm hỏng tệp này
Vẽ một ô trắng đè lên từ đó rồi gõ từ thay thế lên trên
Miếng vá hiện ra bằng bất cứ phông chữ nào mà công cụ chú thích có sẵn, thường là Helvetica, hơi lệch khỏi đường chân chữ và đậm nhạt khác đi một chút. Trên màn hình của bạn thì tạm ổn. In ra thì đó là thứ đầu tiên đập vào mắt người xem.
Mở trong Word rồi xuất ra một tệp PDF mới
Word dựng lại cả tài liệu chỉ để đổi một từ. Chỗ ngắt dòng, cột của bảng và vị trí ảnh đều được đo lại, nên chỉ sửa một từ mà tệp trả về lại khác với bản người nhận đang giữ ở năm mươi chỗ chẳng ai yêu cầu.
Quay lại tìm người đã làm ra tệp và xin một bản xuất mới
Đây là cách đúng khi tệp nguồn vẫn còn và họ làm được ngay hôm nay. Cách này không ổn khi nhà thiết kế đã chuyển đi nơi khác, hoặc mẫu đã thay đổi từ dạo đó và bản xuất mới đến tay bạn với một logo khác.
Những gì cách này không làm được
- Nếu phông chữ không hề được nhúng, chỗ sửa được dàn bằng phông thay thế gần giống nhất và bạn sẽ nhận ra. Trình chỉnh sửa vẽ dòng đó đúng như khi xuất, nên bạn thấy điều này trước khi trả tiền.
- Từ thay thế có độ dài khác sẽ làm dòng thay đổi. Đoạn văn căn trái tự ngắt dòng lại; khối căn đều hai bên thì được sửa từng dòng một, nên riêng dòng đó vượt ra ngoài mép phải thẳng hàng mà các dòng khác vẫn giữ.
- Việc tìm kiếm chạy theo từng dòng, nên một cụm từ bị ngắt qua hai dòng không bao giờ được tìm thấy như một kết quả, và ở đây không có gì tự dò ra lỗi đánh máy: bạn phải biết từ cần tìm.
- Sửa bất cứ thứ gì trong một tệp PDF đã được ký bằng chữ ký số sẽ làm chữ ký đó mất hiệu lực, và hiếm khi một lỗi đánh máy đáng để phá vỡ niêm phong: hãy đề nghị người đã ký phát hành lại.
- Chỉnh sửa miễn phí và tệp không bao giờ rời khỏi trình duyệt của bạn. Để tải xuống tệp PDF đã sửa, bạn cần một tài khoản miễn phí và một gói trả phí: 0,99 £ cho tuần đầu tiên, sau đó từ 11,99 £ mỗi năm.
Khi đây không còn là chuyện định dạng nữa
Có phát hành lại hay không là chuyện cân nhắc, không phải chuyện định dạng. Nếu lỗi chỉ thuộc về hình thức và chưa ai làm gì dựa trên tài liệu, cứ lặng lẽ thay tệp và không cần nói gì. Nếu lỗi nằm ở một con số, một ngày tháng hay một cái tên mà ai đó có thể dựa vào, hãy gửi bản đã sửa kèm một dòng nói rõ thay đổi ở đâu: âm thầm đổi tệp trong khi người nhận đã in bản cũ ra còn tệ hơn chính lỗi đánh máy đó.
Mọi người thường hỏi
Có ai nhận ra tệp đã được sửa không?
Nếu phông chữ được nhúng, như ở hầu hết những tệp xuất từ Word, InDesign hay Google Docs, dòng đã sửa được dàn lại bằng chính phông chữ đó, với cỡ chữ và màu như cũ, còn lớp che phía sau có cùng màu với trang. Không có gì để nhận ra. Nếu phông chữ không được nhúng, từ thay thế chuyển sang một phông thay thế và sự khác biệt lộ ra ngay trên màn hình, trước khi bạn quyết định dùng.
Cùng một lỗi đánh máy xuất hiện trên chín trang. Tôi có phải sửa từng chỗ không?
Không. Nhấn Ctrl+F rồi gõ từ viết sai: trình chỉnh sửa chạy ngầm, tìm trên mọi trang chứ không chỉ trang đang hiển thị, và đếm dần số kết quả. Gõ từ đúng rồi nhấn “Thay thế tất cả”: mọi chỗ đều được đổi trong một bước, và nếu đổi ý, bạn cũng chỉ cần hoàn tác một lần. Tùy chọn “Phân biệt hoa/thường” bật tắt được, nên khi bạn sửa một cái tên trong phần nội dung, chính cái tên đó viết hoa toàn bộ ở một tiêu đề vẫn được để nguyên.
Chỗ sửa hiện ra bằng một phông chữ khác. Sai ở đâu vậy?
Không phải lỗi ở phía bạn. Tệp PDF đó không mang theo phông chữ đã dùng để dàn nó, nên trình chỉnh sửa dùng phông gần giống nhất mà nó có. Khi đó, cách sửa không còn là đổi một từ: hãy che cả dòng rồi gõ lại, để dòng nhất quán từ đầu đến cuối và mắt người đọc không có gì để so sánh ở giữa câu. Cả một dòng hơi khác đi vẫn dễ coi hơn nhiều so với một từ lệch phông nằm giữa dòng.
Sau đó, từ đã sửa có còn chọn và tìm kiếm được không?
Thường là có. Khi dòng đã sửa tái hiện được chính xác dưới dạng văn bản thật, bản xuất ghi đúng như vậy, nên các từ vẫn sao chép, tìm kiếm và đọc thành tiếng được như phần còn lại của trang. Khi không làm được, riêng dòng đó được xuất dưới dạng một ảnh nhỏ có độ phân giải cao của chính nó: trông vẫn đúng, nhưng không chọn được. Bạn không tự chọn được giữa hai cách này, và không có gì khác trên trang thay đổi.
Tệp đã được gửi đến nhà in rồi. Tôi cứ gửi luôn tệp đã sửa được không?
Hãy gọi điện cho họ trước. Nhà in xếp việc theo thứ tự, và một tệp PDF thứ hai trùng tên, không kèm lời giải thích, chính là lý do một đơn hàng bị in thành hai phiên bản, hoặc bản sai lại là bản được xén và đóng thùng. Hỏi xem đơn hàng đang ở khâu nào, rồi gửi tệp và nêu rõ chỗ thay đổi ngay ở dòng đầu tiên. Ở đây cũng không xử lý CMYK hay màu pha (spot), vì vậy tệp in nào đòi hỏi chính xác về màu thì hãy để người đã làm ra nó xử lý.
Tôi có phải trả tiền để sửa lỗi đánh máy không?
Không. Mở tệp PDF và sửa từ đó đều miễn phí, và tệp không bao giờ được tải lên: việc chỉnh sửa diễn ra trong trình duyệt, trên chính máy của bạn. Để tải xuống tệp PDF đã sửa, bạn cần một tài khoản miễn phí, xác nhận bằng mã chúng tôi gửi qua email, và một gói trả phí: 0,99 £ cho tuần đầu tiên, sau đó từ 11,99 £ mỗi năm. Bạn sửa và tự đánh giá kết quả trước khi gặp bất cứ bước nào trong số đó.
Một từ, một dòng, vài phút. Hãy mở tệp PDF, sửa từ viết sai, xem chỗ kết thúc dòng và dòng ngay bên dưới: nếu chỗ sửa khớp gọn gàng, bạn có một tệp gửi lại được. Còn nếu chưa gọn, bạn sẽ biết điều đó trước khi trả tiền.
Mở tệp PDF của bạn