Định dạng được giữ nguyên
Chỉnh sửa PDF mà không làm mất định dạng
Bạn đã cho tệp này qua một công cụ chuyển đổi, và định dạng trả về là thứ được dựng lại bằng phỏng đoán: tiêu đề sai phông chữ, bảng vỡ thành từng mảnh. Bố cục vốn chưa bao giờ được ghi lại ở đâu để công cụ chuyển đổi khôi phục. Ở đây, bạn sửa câu chữ ngay tại vị trí sẵn có của nó, và không có gì khác xê dịch.
- Không chuyển đổi, không dựng lại gì cả: bạn nhấp vào dòng nào thì chính dòng đó được viết lại.
- Dòng gõ lại dùng đúng phông chữ nhúng, cỡ chữ và màu chữ của chính trang đó, đọc từ các lệnh vẽ trong tệp.
- Chỉnh sửa miễn phí. Để tải xuống, bạn cần một tài khoản miễn phí và một gói trả phí, từ 0,99 £ cho tuần đầu tiên.
Kéo và thả tệp PDF vào đây
Riêng tư: xử lý ngay trong trình duyệt của bạn
Cách này có dùng được với tệp của bạn không?
| Tệp của bạn | Dùng được ở đây? | Điều gì xảy ra |
|---|---|---|
| Tệp PDF mà bạn dùng chuột chọn được văn bản | Có | Trường hợp thông thường. Dòng nào cũng nhấp vào được, và thanh bên hiện phông chữ, cỡ chữ và màu mà trang khai báo cho dòng đó. |
| Trang có phông chữ không hề được nhúng | Có | Trình đọc PDF của bạn vốn đã phải dùng một phông khác thay thế để hiển thị trang. Dòng gõ lại được vẽ bằng phông gần giống nhất cùng loại: có chân (serif), không chân (sans) hoặc đơn cách (mono). |
| Trang hai cột, chữ dàn kín | Có | Việc ngắt dòng lại chỉ diễn ra trong cột chứa dòng đó, nên cột bên cạnh không bao giờ xê dịch. Sửa xong, hãy đọc đến cuối cột đó. |
| Chữ nằm trong một ảnh được đặt vào trang, như cụm logo hay một biểu đồ xuất thành ảnh | Ở đây thì không | Ảnh không có lớp văn bản, nên không có gì để nhấp vào và cũng không có phông chữ gốc nào để so cho khớp. Thay vào đó, hãy thay cả ảnh. Thay ảnh trong PDF |
Cách thực hiện
- 1
Thả tệp PDF vào và chờ trang đầu tiên hiện xong
Trình chỉnh sửa gom các con chữ đã được định vị trên trang đó lại thành dòng, đoạn văn và cột. Chừng nào bạn chưa nhấp vào đâu thì chưa có gì thay đổi.
- 2
Khi công cụ “Chọn” đang bật, nhấp vào dòng bạn muốn sửa
Dòng đó nổi lên với con trỏ bên trong, còn thanh bên hiện phông chữ, cỡ chữ và màu chữ của dòng, đọc từ chính các lệnh vẽ của trang.
- 3
Gõ lại câu chữ và xem đoạn văn tự ngắt dòng lại
Chỉ dòng đó được viết lại. Đoạn văn căn trái tự ngắt dòng lại trong cột của nó; đoạn căn đều hai bên hoặc căn giữa thì giữ nguyên các chỗ ngắt dòng, còn dòng được sửa thu nhỏ cỡ chữ cho vừa.
- 4
Đọc đến cuối trang, rồi nhấn “Xuất PDF”
Các chỗ ngắt dòng phía sau chỗ bạn sửa đã xê dịch, nên hãy kiểm tra phần còn lại của cột trước khi xuất.
Những gì bạn có thể thay đổi
- Sửa 1.450.000 thành 1.495.000 trong một bảng giá, các đường kẻ ô và hàng tiêu đề có nền màu vẫn ở nguyên chỗ cũ.
- Sửa một ngày tháng ghi sai trong bản tin hai cột: cột đó tự ngắt dòng lại, cột bên cạnh thì không.
- Đổi cái tên trong tiêu đề đầu trang ở trang 9 của một báo cáo 42 trang, 41 trang còn lại vẫn y nguyên.
- Giảm một tiêu đề cỡ 14pt xuống 12pt để nó không còn tràn xuống dòng thứ hai, và để đoạn văn bên dưới tự ngắt dòng lại.
- Xóa một câu trong một đoạn văn của phần nội dung chính, bốn dòng phía sau tự dồn lên trong cùng cột đó.
- Thay số điện thoại ở phần chân trang lặp lại trên 12 trang, chỉ bằng một lần “Thay thế tất cả”.
- Viết lại một dòng chú thích ảnh nằm trên mảng nền có màu: lớp che phía sau lấy màu của mảng nền đó, không phải màu trắng.
Cơ chế hoạt động thực sự
Tệp PDF không lưu một tài liệu. Nó lưu các lệnh vẽ: đặt con chữ này, bằng phông chữ này, ở cỡ này, tại tọa độ này, rồi đến con chữ tiếp theo. Trong tệp không có đoạn văn, không có ô bảng, không có cột, và cũng không có gì ghi lại rằng hai nửa của một địa chỉ thuộc về nhau. Công cụ chuyển đổi suy ra tất cả những thứ đó từ vị trí các nét mực trên trang, tức là suy ra một bản thiết kế mà nó chưa từng thấy. Chỉnh sửa tại chỗ bỏ qua bước suy đoán ấy: dòng bạn nhấp vào chính là chuỗi con chữ mà trang đã khai báo sẵn là một dòng.
Để viết lại dòng đó, trình chỉnh sửa lấy ba thứ từ chính trang. Màu chữ lấy từ các lệnh vẽ, nên đó là đúng màu nhà thiết kế đã đặt chứ không phải màu lấy mẫu từ những điểm ảnh đã khử răng cưa. Lớp che phủ lên câu chữ cũ được tô bằng màu chiếm nhiều nhất của vùng phía sau nó, nhờ vậy một dòng chú thích ảnh trên mảng nền có màu không nằm trong một ô trắng. Câu chữ mới dùng chính dữ liệu phông chữ nhúng của trang, miễn là dữ liệu đó có đủ mọi ký tự bạn gõ.
Vì sao các cách thông thường làm hỏng tệp này
Gõ lại cả trang từ đầu trong một tài liệu mới
Bạn phải dựng lại khoảng cách dòng, các điểm dừng tab và khoảng cách chữ theo trí nhớ. Trang hai không bao giờ khớp hẳn với trang một, còn các đường kẻ, logo và chân trang giờ nằm ở tọa độ khác với mọi bản đã phát đi.
Gõ vào một hộp văn bản đặt đè lên câu chữ cũ
Phần chữ thay thế hiện ra bằng một phông chữ hệ thống, cỡ chữ phỏng chừng, hơi lệch khỏi đường chân chữ gốc. Trên màn hình nó trông như một miếng vá, in ra cũng vậy, và thường đậm hơn một chút so với chữ bên cạnh.
In ra, sửa bằng tay rồi quét lại
Cả tài liệu biến thành một tấm ảnh. Chú thích cuối trang cỡ 8pt nhòe đi, lớp văn bản biến mất nên không ai tìm kiếm được, và dung lượng tệp tăng gấp mấy lần chỉ vì một từ được sửa.
So với các lựa chọn khác
| Cách làm | Đánh giá |
|---|---|
| Đi vòng qua Word: chuyển sang .docx, chỉnh sửa, rồi lưu lại thành PDF | Hợp khi bạn viết lại gần như toàn bộ tài liệu và bố cục có bỏ đi cũng không sao. Còn chỉ để sửa ba chữ thì không có cuộc đổi chác nào tệ hơn: Word dựng lại bố cục bằng suy đoán, nên bạn phải đi sửa cả những thứ chưa hề đụng tới. |
| Mở tệp PDF trong Google Docs | Lấy chữ ra thì giỏi, lại nhanh. Nhưng phần lớn thiết kế rơi rụng ngay từ lúc mở tệp: ảnh xê dịch hoặc biến mất, các cột bị dồn thành một, và thứ bạn lưu lại là một tệp Docs có hình dáng na ná bản gốc. |
| Một công cụ chuyển PDF sang Word trực tuyến miễn phí | Ổn khi bạn cần lấy chữ ra từ một tệp không chọn được văn bản. Vẫn là cỗ máy phỏng đoán ấy, chỉ ít tùy chọn hơn, và để chạy được nó, bạn đã phải giao một tài liệu có thiết kế riêng cho máy chủ của người khác. |
| Ứng dụng “Xem trước” (Preview) hoặc “Đánh dấu” (Markup) trên macOS | Rất tốt cho chữ ký, vùng tô sáng và khung, lại có sẵn trên máy. Nhưng không sửa được văn bản vốn là một phần của trang: tốt nhất cũng chỉ là một hình chữ nhật trắng với chữ mới gõ đè lên. |
| Quay lại hỏi nhà thiết kế để lấy tệp nguồn | Vẫn là cách đúng khi thay đổi mang tính cấu trúc: thêm một phần mới, đổi hệ lưới, đổi nhận diện thương hiệu. Cách này tốn một ngày hoặc một khoản phí, và nhiều khi tệp nguồn đã đi theo người làm tự do từng dựng nó. |
Những gì cách này không làm được
- Việc dàn lại văn bản làm các chỗ ngắt dòng xê dịch. Mọi thứ phía sau chỗ bạn sửa đều ngắt dòng lại trong cột của nó, và trên một trang kín chữ, dòng cuối có thể bị đẩy sang trang sau.
- Dòng được gõ lại thường trở thành văn bản thật, chọn được. Khi phông chữ nhúng không tái hiện được mọi ký tự bạn gõ, hoặc bản vẽ lại không khớp đủ sát, riêng dòng đó được ghi vào tệp dưới dạng một ảnh nhỏ có độ phân giải cao của chính nó, và chỉ dòng đó mà thôi.
- Dòng nào không vừa thì thu nhỏ cỡ chữ cho vừa, nhưng không bao giờ xuống dưới hai phần ba cỡ chữ gốc. Quá mức đó, hãy cắt bớt chữ hoặc tự đặt cỡ chữ.
- Màu được đọc và ghi lại theo hệ RGB, nên tệp nào đã chuẩn bị bằng màu pha (spot) hoặc mực CMYK thì không nên đi vòng qua đây trên đường đến nhà in.
- Chỉnh sửa và kiểm tra kết quả không tốn gì. Để tải xuống tệp PDF đã chỉnh sửa, bạn cần một tài khoản miễn phí và một gói trả phí: 0,99 £ cho tuần đầu tiên, sau đó từ 11,99 £ mỗi năm.
Mọi người thường hỏi
Vì sao Word làm hỏng định dạng trong khi bản thân tệp PDF trông vẫn ổn?
Vì những dấu vết mà Word dựa vào rất mơ hồ. Một hàng chữ ngăn bằng phím Tab và một hàng của bảng thật để lại trên trang gần như cùng một dấu vết, thụt lề treo và danh sách lồng nhau trông giống nhau, còn hai cột hẹp có thể bị đọc thành một cột rộng. Word buộc phải chọn, và hễ chọn sai là lỗi kéo theo lỗi: một bảng bị biến thành các đoạn văn sẽ kéo hỏng cả phần còn lại của trang, còn những kiểu định dạng mà Word tự đặt ra để giữ cho phỏng đoán đó đứng vững thì lại xuất hiện ở bốn trang sau. Không có gì đối chiếu phỏng đoán với bản gốc, vì bản gốc chính là thứ đang bị thay thế.
Các dòng phía sau chỗ tôi sửa có ngắt ở đúng những chỗ cũ không?
Thường là không. Khi một câu dài thêm bốn chữ, bốn chữ đó phải có chỗ chứa, nên mọi dòng cho đến hết đoạn văn đều ngắt lại. Đoạn văn vẫn bắt đầu ở chỗ cũ và nằm trong cột của nó, nhưng hình dáng mép phải thay đổi. Trên một trang kín chữ, dòng cuối của một cột có thể bị đẩy tràn khỏi cột.
Lần trước các tiêu đề trả về với một phông chữ khác. Ở đây có bị như vậy không?
Đó là do phông chữ chỉ được nhúng một phần. Nhà thiết kế chỉ nhúng những con chữ mà tài liệu dùng đến, còn máy bạn lại không cài phông chữ đó, nên bất cứ thứ gì mở tệp bên ngoài một trình đọc PDF đều thay bằng một phông na ná. Ở đây, dữ liệu phông chữ nhúng được lấy từ chính tệp, nên tiêu đề gõ lại vẫn giữ phông chữ gốc với cỡ chữ gốc. Ký tự nào không có trong phần được nhúng thì riêng ký tự đó chuyển sang phông thay thế, và bạn thấy rõ điều này ngay trong bản xem trước.
Cuối cùng tôi có lấy được một tệp Word chỉnh sửa được không?
Tạo tệp .docx là việc ngược hẳn với việc này. Thứ bạn tải xuống là một tệp PDF: vẫn tài liệu đó, chỉ có câu chữ được sửa. Nếu bạn cần một tệp .docx để làm việc tiếp thì công cụ chuyển đổi mới là con đường đúng, và bạn nên chấp nhận từ đầu rằng bố cục sẽ được dựng lại chứ không được giữ nguyên. Trang này dành cho việc mà bố cục chính là thứ bạn muốn bảo toàn, và không thể làm cả hai việc cùng lúc.
Các đoạn văn của tôi được căn đều hai bên. Sửa xong chúng có được căn đều lại không?
Không. Chỉ đoạn văn căn trái mới được ngắt dòng lại, vì căn đều lại nghĩa là phải giãn lại khoảng cách giữa các từ trên từng dòng, mà sai lệch một chút ở đó còn dễ thấy hơn là để nguyên. Đoạn văn căn đều hai bên được sửa từng dòng một: dòng bạn gõ lại được vẽ lại ngay tại chỗ, và nếu câu chữ mới dài hơn thì chữ thu nhỏ vừa đủ để vừa dòng.
Những trang tôi chưa hề mở có thay đổi không?
Không. Các trang được đọc lần lượt, từng trang một, khi bạn di chuyển qua tài liệu, và trang nào bạn chưa hề mở thì được ghi lại với đúng nội dung vốn có. Đó mới là khác biệt thật sự với một bản báo cáo dài có thiết kế riêng: rủi ro khi đi vòng qua công cụ chuyển đổi là cả 60 trang đều trả về ở dạng dựng lại, kể cả 59 trang bạn không có lý do gì để đụng tới.
Hãy mở tệp mà công cụ chuyển đổi đã làm hỏng và thử đúng chỗ sửa bạn thực sự cần. Nhấp vào dòng đó, gõ lại, rồi cuộn xuống xem những gì đã xê dịch. Bạn thấy được trang có còn nguyên vẹn hay không trước khi phải trả bất cứ khoản nào.
Mở tệp PDF của bạn