Hvorfor er det så vanskelig å redigere en PDF?

En PDF er en ferdig side, ikke et dokument

Adobe utviklet formatet tidlig på 1990-tallet for å løse ett problem: en side skulle se helt lik ut på alle skjermer og alle skrivere, uansett hvilke skrifttyper og programmer mottakeren hadde. Det vokste ut av PostScript, språket skriverne allerede snakket, og den arven har det beholdt. En PDF beskriver hvordan en side ser ut når alt er bestemt: skrifttypen, størrelsen, hvor hver linje brytes og hvor hver bokstav står.

Et Word-dokument eller et Google-dokument lagrer det motsatte: teksten, og reglene for hvordan den skal settes opp (dette er en overskrift, dette avsnittet er blokkjustert, margene er 2 cm). Programmet setter opp siden på nytt hver gang du åpner den, og derfor kan du skrive midt i en setning og se at alt etter den flytter på seg. En PDF har allerede gjort den jobben og kastet reglene. Å redigere den betyr å reversere en prosess filen ikke lenger husker.

Hva en PDF-side egentlig inneholder

Ser du inni en PDF-side, finner du ingen setninger. Du finner en liste med tegnekommandoer. For tekst sier hver av dem omtrent: bruk skrift F1 i 11 punkt, gå til denne posisjonen, tegn disse bokstavene. Det du ville trengt for å redigere, mangler stort sett:

• Ingen ord eller avsnitt. Filen plasserer bokstaver, ofte noen få om gangen. Et mellomrom er gjerne bare et hopp i plasseringen og ikke et mellomromstegn, og et avsnitt er rett og slett noen linjer som tilfeldigvis står under hverandre.
• Ingen leserekkefølge. Teksten kan være tegnet i den rekkefølgen programmet som laget filen, fant praktisk: en tabell kolonne for kolonne, bunnteksten først, to avisspalter flettet sammen linje for linje.
• Skrifttyper kuttet ned til bokstavene som er brukt. For å holde filen liten bygger de fleste PDF-er inn bare et utvalg av hver skrifttype, med akkurat de bokstavene som står på siden. Hvis ordet du trenger, inneholder en bokstav som aldri ble brukt, har skrifttypen i filen ingen form for den. Noen PDF-er bygger ikke inn noen skrifttype i det hele tatt og baserer seg på det PDF-leseren klarer å finne.
• Fast avstand. Blokkjustert tekst lagres med nøyaktige justeringer langs linjen, slik at den fyller hele bredden. Endrer du ett ord, stemmer ikke lenger et eneste av de tallene.
• Egne lag for det som legges til senere. Uthevinger, notater, hvite ruter, skjemafelt og signaturer er egne objekter som tegnes oppå siden, ikke en del av den. Derfor skjuler en hvit rute teksten uten å fjerne den.
• Bilder som ser ut som tekst. En logo, et diagram, et innlimt skjermbilde eller en skannet side er piksler. Det finnes ingen bokstaver i dem å redigere i det hele tatt.

Alt annet ved en PDF forsterker dette. Innholdet er komprimert, objektene hentes ut fra byteposisjonen sin i filen, og en passordbeskyttet fil er kryptert. Ingenting av dette er laget for å åpnes og stokkes om. Det er laget for å vises.

Derfor er det vanskelig å endre ett eneste ord

Si at du vil rette én skrivefeil midt i et avsnitt. I en Word-fil er det et tastetrykk. I en PDF må redigeringsverktøyet først finne ut hvilke tegnede bokstaver som hører til samme linje (ved å måle posisjonene deres), hvilke linjer som utgjør et avsnitt (ut fra avstanden mellom dem, innrykkene og om en linje slutter før margen), hvor bred spalten er, og om teksten er venstrejustert, midtstilt eller blokkjustert. Ingenting av dette står skrevet noe sted.

Deretter må det få de gamle bokstavene ut av syne, finne ut hvilken skrifttype som tegnet dem og hvilken farge blekket hadde, og tegne det rettede ordet i samme skrifttype, størrelse og avstand, slik at det ikke skiller seg ut. Hvis rettelsen er lengre enn originalen, får linjen ikke lenger plass, så hele avsnittet må brytes på nytt, og alt under det må flyttes ned. Men bare hvis ingenting står i veien: en tabell, et bilde eller en bunntekst er en vegg.

Hvert av disse trinnene er til en viss grad gjetting, og hvert program som lager PDF-er, gjør sine egne valg om skrifttyper, avstand og tegnerekkefølge. Det er det egentlige svaret på hvorfor PDF-er er så vanskelige å redigere. Det er ikke én lås. Det er et titalls små opplysninger filen aldri skrev ned, som hvert redigeringsverktøy må gjette seg til, og iblant gjetter feil.

Derfor lar én PDF seg redigere, mens den neste nekter

Formatet tillater så mye variasjon at om en PDF lar seg redigere, avhenger langt mer av hvordan den ble laget enn av hvilket program du åpner den i:

• Eksportert fra Word, Google Dokumenter, InDesign eller en nettside: ekte tekst, innebygde skrifttyper, én tegnet linje per synlig linje. Dette er det beste tilfellet. De fleste redigeringsverktøy kan endre et ord, og de gode kan bryte avsnittet på nytt.
• Laget med en skrifttype som ikke ble bygd inn: teksten kan redigeres, men nye bokstaver kommer i en erstatningsskrift, og skjøten kan synes.
• Skannet eller fotografert: et bilde uten tekst i. Ingenting lar seg markere før OCR har gjort skanningen redigerbar, og selv da er den gjenkjente teksten motorens beste tolkning av pikslene.
• Flatet ut eller signert: skjemafeltene og objektene er låst fast i selve siden, og en digital signatur forsegler filen, så den første endringen bryter den.
• Passordbeskyttet: innholdet er kryptert, og ingen redigeringsverktøy ser siden uten passordet.

Hvis problemet ditt er én bestemt fil og ikke formatet generelt, gir siden vår om hvorfor du ikke kan redigere en PDF en test på ti sekunder for hvert av disse tilfellene, og løsningen som hører til.

Slik endrer et godt redigeringsverktøy teksten likevel

Ingenting ved formatet hindrer et redigeringsverktøy i å endre tekst. Det må bare bygge opp igjen det filen utelot, og gjøre det godt nok til at resultatet ser urørt ut. Det er her verktøyene skiller seg mest fra hverandre. Noen konverterer hele siden til et tekstbehandlingsdokument og tilbake, og da går layouten tapt. Noen gjør den redigerte siden til et bilde, og da går den markerbare teksten tapt. Noen tegner det nye ordet i den skrifttypen som er for hånden, og lar det gamle ligge under.

peadfs verktøy «Rediger tekst i PDF» er bygd for å gjøre dette ordentlig, i nettleseren, uten å laste opp filen. Det samler de tegnede bokstavene i linjer etter posisjonene deres, finner ut hvilke linjer som utgjør et avsnitt og hvor bred spalten er, leser blekkfargen rett ut av tegnekommandoene, og henter skrifttypen ut av filen, slik at en redigert linje settes i samme skrifttype som linjene rundt. De gamle bokstavene tas ut av filen der det kan gjøres trygt og kontrolleres. Ellers skjules de under en lapp malt med sidens egen bakgrunn. En lengre endring bryter på nytt bare de linjene den må, og skyver teksten under nedover, men bare over ren bakgrunn. Og der den innebygde skrifttypen aldri hadde formen for en bokstav du skriver, tegnes akkurat den bokstaven for seg, slik at resten av linjen forblir ekte tekst.

Slik redigerer du en PDF med minst mulig skade

Når du vet hvorfor formatet stritter imot, vet du også hvordan du bør jobbe med det. Uansett hvilket verktøy du bruker:

1. 1

   Sjekk hva slags PDF du har

   Dra over en tekstlinje. Hvis den markeres, har siden ekte tekst. Hvis det i stedet dukker opp en rute over hele siden, er den skannet og trenger OCR først.

2. 2

   Rediger linjen som står der, i stedet for å dekke den til

   I peadf åpner du filen i verktøyet «Rediger tekst i PDF», velger «Marker» og klikker på linjen. Skriv om ordene der de står, så redigeringsverktøyet kan beholde skrifttypen, størrelsen, fargen og justeringen det fant.

3. 3

   Hold endringene nær den opprinnelige lengden

   En rettelse på omtrent samme lengde blir på linjen sin. En mye lengre rettelse bryter avsnittet på nytt, og redigeringsverktøyet sier fra hvis det ikke er plass til å skyve teksten under nedover.

4. 4

   Sammenlign de nye bokstavene med naboene

   Zoom inn. Hvis en bokstav ser ut som en annen skrifttype, hadde ikke filen den formen. Å omformulere for å unngå den, eller å dekke til og sette hele linjen på nytt, holder siden ensartet. Siden vår om å redigere en PDF uten å miste formateringen har mer om dette.

5. 5

   Sjekk den eksporterte filen, ikke redigeringsverktøyet

   Åpne nedlastingen i PDF-leseren du pleier å bruke. Søk etter det rettede ordet, og etter det gamle. Det er gratis å redigere. Å laste ned krever en gratis konto og koster fra 0,99 £ den første uken.

Der selv det beste redigeringsverktøyet stopper

• Tekst i et bilde. Bokstaver i en logo, et diagram eller et skjermbilde er piksler, så bildet må byttes ut, ikke redigeres.
• Midtstilt og høyrejustert tekst, tabellceller og enkeltstående linjer redigeres én linje om gangen og holder seg til sin egen kant, fordi det ikke finnes noe avsnitt å bryte på nytt.
• Et avsnitt som ikke kan skyve det som ligger under, tilpasses plassen det har, til en viss grense. Forbi den er den ærlige løsningen kortere tekst.
• Skrifttyper som aldri ble bygd inn, og bokstaver det innebygde utvalget ikke inneholder, kommer ut i en erstatningsskrift. En kort endring skjuler dette godt. Et helt nytt avsnitt gjør det ikke.
• OCR-tekst er et anslag. Posisjonene og størrelsene er omtrentlige, og de gjenkjente ordene må korrekturleses.
• En digital signatur overlever ikke en endring, i noe redigeringsverktøy. Skaff en usignert kopi, endre den, og signer på nytt.
• Kryptering er ingen formalitet. Uten passordet finnes det ingen side å redigere, og ingenting her gjenoppretter eller gjetter et passord.

Dette lurer folk på