Formateringen beholdes
Rediger en PDF uten å miste formateringen
Du har allerede kjørt filen gjennom et konverteringsverktøy, og formateringen kom tilbake bygd opp på gjetninger: overskrifter i feil skrifttype og tabellen i biter. Layouten var aldri lagret noe sted der konverteringsverktøyet kunne hente den. Her endrer du teksten der den allerede står, og ingenting annet flytter seg.
- Ingenting konverteres, og ingenting bygges opp på nytt: linjen du klikker på, er linjen som skrives om.
- Linjer du skriver om, får sidens egen innebygde skrifttype, samme størrelse og samme tekstfarge, lest ut av tegneinstruksjonene i filen.
- Det er gratis å redigere. Å laste ned krever en gratis konto og koster fra 0,99 £ den første uken.
Dra og slipp PDF-en din her
Privat: behandles i nettleseren
Fungerer dette med filen din?
| Filen din | Går det her? | Dette skjer |
|---|---|---|
| En PDF der du kan markere teksten med musepekeren | Ja | Det vanlige tilfellet. Du kan klikke på hver linje, og sidepanelet viser skrifttypen, størrelsen og fargen som siden oppgir for den. |
| En side der skrifttypen aldri ble bygd inn | Ja | PDF-leseren din erstattet allerede den skrifttypen for å kunne vise deg siden. En linje du skriver om, tegnes med den skrifttypen av samme slag som ligner mest: serif, sans eller mono. |
| En tettpakket side med to kolonner | Ja | Teksten brytes bare på nytt i den kolonnen linjen står i, så kolonnen ved siden av flytter seg aldri. Les til bunnen av den kolonnen etterpå. |
| Tekst inne i et innsatt bilde, for eksempel en logo med tekst eller et eksportert diagram | Ikke her | Et bilde har ikke noe tekstlag, så det er ingenting å klikke på og ingenting å hente den opprinnelige skrifttypen fra. Bytt ut bildet i stedet. Bytt ut bilde i PDF |
Slik gjør du det
- 1
Slipp PDF-en i redigeringsverktøyet, og la den første siden bli tegnet ferdig
Redigeringsverktøyet setter sidens plasserte bokstaver sammen igjen til linjer, avsnitt og kolonner. Før du klikker på noe, er ingenting endret.
- 2
Klikk på linjen du vil endre, med «Marker» aktivt
Linjen løftes frem med en markør i, og sidepanelet fylles med skrifttypen, størrelsen og tekstfargen, lest ut av sidens egne tegneinstruksjoner.
- 3
Skriv om teksten, og se avsnittet brytes på nytt
Bare den linjen skrives om. Et venstrestilt avsnitt med ujevn høyrekant brytes på nytt i kolonnen sin. Et blokkjustert eller midtstilt avsnitt beholder linjeskiftene sine, og den redigerte linjen krymper så den får plass.
- 4
Les til bunnen av siden, og klikk deretter på «Eksporter PDF»
Linjesluttene etter endringen din har flyttet seg, så sjekk resten av kolonnen før du eksporterer.
Dette kan du endre
- Rett 1 450 til 1 495 i en pristabell, og la linjene i tabellen og den skyggelagte overskriftsraden stå der de sto.
- Rett én feil dato i et nyhetsbrev med to kolonner: den kolonnen brytes på nytt, kolonnen ved siden av gjør det ikke.
- Endre navnet i toppteksten på side 9 i en rapport på 42 sider, og la de 41 andre sidene være som de var.
- Reduser en overskrift fra 14 pt til 12 pt, så den ikke lenger fortsetter på en ny linje, og la avsnittet under brytes på nytt.
- Stryk en setning i et avsnitt i brødteksten, så trekkes de fire linjene etter den opp i samme kolonne.
- Bytt ut telefonnummeret i en bunntekst som gjentas på 12 sider, med ett klikk på «Erstatt alle».
- Skriv om en bildetekst på en skyggelagt flate: det som dekker til den gamle teksten, får flatens farge, ikke hvitt.
Slik fungerer det egentlig
En PDF lagrer ikke et dokument. Den lagrer tegneinstruksjoner: sett denne bokstaven, i denne skrifttypen, i denne størrelsen, på denne koordinaten, og så den neste. I filen finnes det ikke noe avsnitt, ingen tabellcelle, ingen kolonne og ingen opplysning om at de to halvdelene av en adresse hører sammen. Et konverteringsverktøy slutter seg til alt dette ut fra hvor bokstavene havnet på siden, og det slutter seg til et design det aldri har sett. Når du redigerer teksten der den står, slipper du gjetningen: linjen du klikker på, er den rekken av bokstaver som siden selv allerede oppgir som en linje.
For å skrive om den linjen hentes tre ting fra siden selv. Tekstfargen kommer fra tegneinstruksjonene, så det er fargen designeren valgte, ikke en prøve av kantutjevnede piksler. Det som dekker til den gamle teksten, males i den vanligste fargen i området bak, og derfor havner ikke en bildetekst på en skyggelagt flate i en hvit rute. Den nye teksten bruker sidens egne innebygde skrifttypedata så lenge de dekker alt du skrev.
Derfor ødelegger de vanlige metodene denne filen
Skrive siden på nytt fra bunnen av i et nytt dokument
Du bygger opp linjeavstanden, tabulatorene og bokstavavstanden etter hukommelsen. Side to stemmer aldri helt med side én, og linjene, logoen og bunnteksten havner på andre koordinater enn i alle eksemplarene som allerede er i omløp.
Skrive i en tekstboks som legges over den gamle teksten
Erstatningen havner i en systemskrift i en gjettet størrelse, litt ved siden av den opprinnelige grunnlinjen. Det ser lappet ut både på skjermen og på utskrift, som regel en anelse fetere enn teksten ved siden av.
Skrive det ut, rette det for hånd og skanne det inn igjen
Hele dokumentet blir et fotografi. Fotnoter i åtte punkter blir uskarpe, tekstlaget er borte, så ingen kan søke i filen, og den blir flere ganger så stor for ett rettet ord.
Sammenlignet med alternativene
| Metode | Slik står den seg |
|---|---|
| Omveien om Word: konvertere til .docx, redigere og lagre som PDF igjen | Riktig når du skriver om hele dokumentet og layouten kan ofres. For en rettelse på tre ord er det det dårligste byttet du kan gjøre: Word bygger opp layouten på nytt ved å gjette, så du må reparere ting du aldri rørte. |
| Åpne PDF-en i Google Docs | God til å få ut ordene, og det går fort. Det meste av designet forsvinner på veien inn: bilder flytter seg eller blir borte, kolonner slås sammen til én, og det du lagrer tilbake, er en Docs-fil som ligner omtrent på originalen. |
| En gratis nettjeneste som konverterer PDF til Word | Grei til å få tekst ut av en fil der du ikke kan markere noe. Det er den samme gjettemotoren med færre innstillinger, og du har gitt et designet dokument til en annens server for å kjøre den. |
| Forhåndsvisning eller Merking i macOS | Utmerket til signaturer, uthevinger og rammer, og finnes allerede på maskinen. Tekst som er en del av siden, kan ikke endres der: det beste du får, er et hvitt rektangel med ny tekst oppå. |
| Gå tilbake til designeren og be om kildefilen | Fortsatt riktig når endringen gjelder strukturen: en ny del, et annet rutenett, en ny visuell profil. Det koster en dag eller et honorar, og kildefilen har ofte forsvunnet med frilanseren som laget den. |
Dette går ikke
- Når teksten brytes på nytt, flytter linjesluttene seg. Alt etter endringen din brytes på nytt i kolonnen sin, og på en tettpakket side kan det skyve den siste linjen over en sidegrense.
- En linje du skriver om, kommer normalt tilbake som ekte tekst som kan markeres. Hvis den innebygde skrifttypen ikke kan gjengi alt du skrev, eller den nye linjen ikke stemmer godt nok med originalen, skrives den ene linjen i stedet tilbake som et lite bilde av seg selv i høy oppløsning, og bare den linjen.
- En linje som ikke får plass, krymper til den gjør det, men aldri til under to tredjedeler av den opprinnelige størrelsen. Holder ikke det, må du stryke ord eller stille inn størrelsen selv.
- Farger leses og skrives som RGB, så en fil som er klargjort med spotfarger eller CMYK, bør ikke ta denne omveien på vei til trykkeriet.
- Å redigere og sjekke resultatet koster ingenting. Å laste ned den redigerte PDF-en krever en gratis konto og koster 0,99 £ den første uken. Deretter trenger du et abonnement, fra 11,99 £ i året.
Dette lurer folk på
Hvorfor ødela Word formateringen når selve PDF-en så fin ut?
Fordi grunnlaget Word arbeider ut fra, er tvetydig. En rad med tabulatorer og en ekte tabellrad setter nesten de samme sporene på siden, et hengende innrykk og en liste med undernivåer ser like ut, og to smale kolonner kan leses som én bred. Word må velge, og der Word velger feil, forplanter feilen seg: en tabell som ble til avsnitt, drar resten av siden med seg, og stilene Word finner på for å holde gjetningen sammen, dukker opp igjen fire sider senere. Ingenting sjekker gjetningen mot originalen, for det er originalen som blir byttet ut.
Brytes linjene etter endringen min på de samme stedene som før?
Som regel ikke. Gjør du en setning fire ord lengre, må de ordene gjøre av seg et sted, så hver linje frem til slutten av avsnittet brytes på nytt. Avsnittet begynner der det begynte, og blir i sin egen kolonne, men høyrekanten får en annen form. På en tettpakket side kan den siste linjen i en kolonne bli skjøvet over grensen.
Sist kom overskriftene tilbake i en annen skrifttype. Skjer det her?
Det kom av at skrifttypen bare var delvis innebygd. En designer bygger bare inn de bokstavene dokumentet bruker, og skrifttypen er ikke installert på maskinen din, så alt som åpner filen utenfor en PDF-leser, erstatter den med noe som ligner. Her kommer de innebygde skrifttypedataene fra filen selv, så en overskrift du skriver om, beholder den opprinnelige skrifttypen i den opprinnelige størrelsen. En bokstav som aldri ble bygd inn, erstattes for seg, og det ser du i forhåndsvisningen.
Kan jeg få ut en redigerbar Word-fil til slutt?
En .docx er det motsatte av denne jobben. Det du laster ned, er en PDF: det samme dokumentet med endret tekst. Trenger du en .docx å arbeide videre i, er et konverteringsverktøy riktig vei, og da må du regne med at layouten bygges opp på nytt og ikke bevares. Denne siden er til for jobben der layouten er det du vil beskytte, og de to kan ikke gjøres på én gang.
Avsnittene mine er blokkjusterte. Justeres de på nytt når jeg har redigert dem?
Nei. Bare avsnitt med ujevn høyrekant brytes på nytt, for en ny blokkjustering betyr at ordmellomrommene på hver linje må strekkes på nytt, og en liten feil der synes bedre enn om de får stå. Et blokkjustert avsnitt redigeres én linje om gangen: linjen du skriver om, tegnes på nytt der den står, og hvis den nye teksten er lengre, krymper skriften akkurat nok til at den får plass.
Endres sidene jeg aldri åpnet?
Nei. Sidene leses én om gangen mens du beveger deg gjennom dokumentet, og en side du aldri åpnet, skrives tilbake med det innholdet den allerede hadde. Det er den virkelige forskjellen i en lang, designet rapport: risikoen ved omveien om Word er at alle de 60 sidene kommer tilbake bygd opp på nytt, også de 59 du ikke hadde noen grunn til å røre.
Åpne filen som konverteringsverktøyet ødela, og prøv den ene endringen du faktisk trenger. Klikk på linjen, skriv den om, og rull deretter nedover og se hva som har flyttet seg. Før du betaler noe, ser du om siden fortsatt henger sammen.
Åpne PDF-en din