EEN ANONIEM CV VOORBEREIDEN
Een cv in PDF anonimiseren voordat het naar de klant gaat
Er moet vóór de lunch een cv naar de klant, en er staat nog in wie de kandidaat is, waar hij nu werkt en wat zijn 06-nummer is. Op het vorige cv zat een zwart vlak, en de klant kopieerde de tekst er zo onder vandaan. Dit is de zorgvuldige aanpak.
- Twee methoden met verschillende gevolgen: echt weglakken, waarbij de tekst uit het bestand verdwijnt, of een afdekking in de kleur van de pagina waar je “Kandidaat A” overheen typt.
- Het cv verlaat je browser nooit, dus de persoonsgegevens van een ander staan niet op de server van iemand anders terwijl je het opschoont.
- Bewerken is gratis. Voor het downloaden heb je een gratis account nodig en betaal je £ 0,99 voor de eerste week.
Sleep je PDF hierheen
Privé: verwerkt in je browser
Werkt dit met jouw bestand?
| Je bestand | Werkt het hier? | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Een cv dat de kandidaat heeft geëxporteerd uit Word of LinkedIn | Ja | Elke regel is echte tekst, dus met één keer “Alles vervangen” pak je de achternaam in de koptekst, de voettekst en het blok met referenties tegelijk. |
| Een cv dat de kandidaat je als scan heeft gestuurd | Na één stap | Weglakken werkt gewoon, want een pagina waarop iets is weggelakt, wordt toch al opnieuw opgebouwd als afbeelding. Opnieuw typen kan pas nadat OCR (tekstherkenning) de pagina heeft gelezen. Gescande PDF bewerken |
| Eén PDF met de cv's van drie kandidaten | Na één stap | Weglakken gaat per pagina, maar de andere twee cv's horen helemaal niet bij de klant terecht te komen. Splits de PDF eerst en anonimiseer daarna elk cv apart. PDF splitsen |
| Een cv met een pasfoto in de bovenhoek | Ja | Sleep met “Weglakken” een kader over de foto zelf. De pagina wordt opnieuw opgebouwd als afbeelding, met je kader erop. Lak je alleen de contactgegevens weg, dan blijft de pasfoto dus gewoon staan waar die stond. |
| Een cv met het voorblad van je eigen bureau ervoor | Hier niet | Daar valt niets te anonimiseren. Mag de pagina niet bij de klant terechtkomen, haal die er dan uit in plaats van de helft zwart te maken. Pagina's verwijderen |
Wie op deze pagina terechtkomt
Een sourcer bij een wervingsbureau met zes cv's die vóór vijf uur de deur uit moeten
In twee daarvan staat in de tweede alinea de naaste concurrent van de klant.
Een consultant bij wie het al een keer misging
De klant kopieerde een naam onder een zwart vlak vandaan terwijl ze samen aan de telefoon zaten.
Een interne recruiter die een anonieme voorselectie doet
De selectiecommissie mag geen namen, scholen of foto's zien totdat de shortlist vaststaat.
Een accountmanager die de werkwijze op papier zet
Iemand moet vóór de volgende audit beslissen wat eruit gaat en wat blijft staan.
Zo doe je het
- 1
Tel waar de naam staat voordat je iets aanraakt
De achternaam staat in de koptekst van elke pagina, het 06-nummer in de voettekst, en aan het eind staan twee referenties met hun naam en hun werkgever.
- 2
Sleep met “Weglakken” een kader over alles wat niet terug te halen mag zijn
De tool “Weglakken” tekent een zwart kader en zet wat eronder staat klaar om te worden verwijderd. Bij het exporteren wordt die pagina opnieuw opgebouwd zonder de oorspronkelijke inhoud.
- 3
Of klik met “Selecteren” op de regel en typ die opnieuw als “Kandidaat A”
Klik op een regel en je typt eroverheen in het lettertype van het document zelf. Met Ctrl+F (Cmd+F op een Mac) en daarna “Alles vervangen” vervang je de achternaam op alle pagina's tegelijk.
- 4
Klik op “PDF exporteren” en test het bestand zoals de klant dat zal doen
Open het geëxporteerde bestand, druk op Ctrl+A en daarna op Ctrl+C en plak het resultaat in een lege e-mail. Komt er een naam mee waarvan je dacht dat die was weggelakt, dan heb je die afgedekt in plaats van verwijderd.
Wat je kunt wijzigen
- Vervang de achternaam in de koptekst op alle vier pagina's, in één keer met “Alles vervangen”.
- Lak het 06-nummer en het privé-e-mailadres weg bij de contactgegevens bovenaan.
- Maak van “ABN AMRO” in de drie functieomschrijvingen waarin die naam staat “een Nederlandse grootbank”.
- Haal de twee referenties, met hun functie en hun bedrijf, uit het blok aan het eind: zes regels in totaal.
- Verwijder het LinkedIn-adres en de link naar het persoonlijke portfolio uit de voettekst.
- Lak de pasfoto rechtsboven op pagina één weg met een kader van “Weglakken”.
- Herschrijf een functietitel die de interne functieniveaus van één werkgever verraadt, zoals “AVP, Retail Risk”.
Hoe het echt werkt
Weglakken en afdekken zien er op het scherm precies hetzelfde uit, maar het zijn twee verschillende bewerkingen. Sleep je met “Weglakken” een kader en exporteer je, dan wordt die pagina opnieuw opgebouwd: de tekst, de afbeeldingen en de links van de pagina worden uit het bestand verwijderd en niet alleen verborgen, en de pagina komt terug als een afbeelding van zichzelf, met je zwarte vlak eroverheen. Niets erop is daarna nog als tekst te selecteren, te kopiëren of in te lezen. Afdekken werkt precies andersom. De editor legt een vlak in de kleur van de pagina over de regel en zet wat je typt erop in het lettertype van het document zelf. De pagina blijft dus echte tekst, en de tekens die je hebt afgedekt, staan er nog steeds onder in het bestand.
Kies dus op basis van wie het cv leest. Wordt het bij de klant door een mens gelezen en mag de kandidaat niet te herleiden zijn, lak dan weg. Gaat het bestand naar software die het cv inleest en er vaardigheden, data en functietitels uit moet halen, dek dan af en typ opnieuw: de naam wordt “Kandidaat A”, de werkgever “een Nederlandse grootbank”, en de software krijgt nog steeds een document dat leesbaar is. Op één pagina kan niet allebei. Per pagina afwisselen kan wel: lak de contactgegevens op pagina één weg en typ de namen van de werkgevers op pagina twee en drie opnieuw.
Waarom de gebruikelijke manieren dit bestand stukmaken
Een zwarte rechthoek tekenen in een gratis PDF-lezer
De rechthoek zweeft als annotatie boven de pagina en de tekst eronder loopt gewoon door. Met Ctrl+A in de PDF-lezer van de klant komen de naam, het nummer en de huidige werkgever er volledig uit.
Afdrukken, met een stift zwart maken en weer inscannen
De naam is echt weg, en al het andere ook. De klant krijgt een grijze scan die het eigen systeem niet kan doorzoeken, en op jouw bureau ligt een papieren exemplaar waarin niets is weggelakt.
Exporteren naar Word, de naam verwijderen en weer opslaan als PDF
Bij het omzetten wordt het cv opnieuw over de pagina's verdeeld. De klant leest dan een geanonimiseerd document dat niet meer overeenkomt met de lay-out van de kandidaat, en worden de twee ooit naast elkaar gelegd, dan lijkt het alsof jij het cv hebt herschreven.
De kandidaat om een geanonimiseerde versie vragen
Die haalt de eigen naam bovenaan weg en laat de werkgever staan in drie functieomschrijvingen en in het blok met referenties. Het is ook niet de kandidaat die de bemiddelingsfee misloopt.
Wat dit niet kan
- De titel en de auteur blijven staan. Een veld met de naam van de kandidaat overleeft het exporteren, dus controleer de documenteigenschappen van de voltooide PDF voordat je die verstuurt. De regel met het programma dat het bestand heeft weggeschreven en de wijzigingsdatum worden wel overschreven, zoals bij elke tool die een PDF wegschrijft.
- Een pagina waarop je echt hebt weggelakt, is geen selecteerbare tekst meer: alles erop wordt een afbeelding, dus een klant die het cv door software laat inlezen, krijgt van die pagina niets terug. Die afbeelding is een plaatje van de pagina zoals die was, met je zwarte vlak erop getekend. Weglakken houdt dus kopiëren en zoeken tegen, maar niet iemand die vastbesloten is het bestand uit elkaar te halen.
- Afdekken en opnieuw typen is geen weglakken. De pagina blijft echte tekst en de oorspronkelijke tekens blijven eronder staan: goed voor software die het cv inleest, verkeerd voor een identiteit die niet terug te halen mag zijn.
- Het doel van een hyperlink overleeft een afdekking. Het zichtbare e-mailadres kan “Kandidaat A” zijn terwijl de link nog naar het echte adres wijst. Houd de muis dus boven elke link op een pagina waarop je iets hebt afgedekt.
- Niets hier spoort herleidbare details voor je op. Een zeldzame functietitel, een project dat bij naam wordt genoemd of een ongebruikelijke school kan naar één persoon wijzen, ook als de naam allang weg is.
- Bewerken is gratis. Voor het downloaden van het geanonimiseerde cv heb je een gratis account nodig en betaal je £ 0,99 voor de eerste week, daarna een abonnement vanaf £ 11,99 per jaar.
Waar het geen kwestie van opmaak meer is
Anonimiseren gaat over de vraag wie je kandidaat achter je rug om kan benaderen. Wie data, een loopbaanonderbreking of iets wat de kandidaat zelf heeft gemeld weghaalt om iemand beter te kunnen verkopen, neemt een andere beslissing, en die is aan de kandidaat.
Veelgestelde vragen
Wat komt er echt uit als de klant alles selecteert en kopieert?
Op een pagina waarop je echt hebt weggelakt, is de oorspronkelijke tekst uit het bestand verdwenen: alles selecteren levert de afbeelding op, en er valt niets meer te kopiëren. Op een pagina waarop je hebt afgedekt en opnieuw getypt, krijgt de klant je vervangende tekst én de oorspronkelijke tekens, want een afdekking ligt over de tekst heen zonder die te verwijderen. Doe de test op je eigen export voordat je die verstuurt: selecteer alles, kopieer, plak in een lege e-mail en lees wat er aankomt.
De klant haalt alles door het eigen ATS. Welke methode gebruik ik?
Afdekken en opnieuw typen, op elke pagina die het systeem moet inlezen. Echt weglakken bouwt die pagina opnieuw op als afbeelding, en software die een afbeelding krijgt, geeft niets terug: geen vaardigheden, geen data, geen functietitels, en je kandidaat belandt als een leeg record in het systeem van de klant. Klik met “Selecteren” op elke regel en typ eroverheen, met “Kandidaat A” op de plek van de naam. De oorspronkelijke tekens blijven er wel onder staan in het bestand.
Het zichtbare e-mailadres is afgedekt. Werkt de link eronder nog?
Goed mogelijk, en precies hier lekken geanonimiseerde cv's. Een hyperlink is een apart object dat aan de pagina hangt. Dek je het zichtbare adres af of typ je het opnieuw, dan blijft het doel van de link ongemoeid: de klant houdt de muis erboven en leest het echte e-mailadres in de statusbalk. Van een pagina waarop je echt weglakt, worden met de inhoud ook de annotaties verwijderd, links inbegrepen. Houd in alle andere gevallen in het voltooide bestand de muis boven elke link.
Worden de documenteigenschappen bij het downloaden opgeschoond?
Nee. Niets hier schrijft de titel of de auteur, dus een veld met de naam van de kandidaat, erin gezet door het programma waarmee het origineel is gemaakt, komt er ongewijzigd doorheen. Genoeg mensen openen de documenteigenschappen uit gewoonte, en sommige platforms lezen ze uit bij het importeren. Controleer de eigenschappen van de voltooide PDF in je eigen PDF-lezer en maak die velden leeg voordat je het bestand ergens opslaat of naartoe stuurt.
Kan de editor voor mij elke plek vinden waar de kandidaat wordt genoemd?
Nee. “Zoeken en vervangen” zoekt letterlijk. De achternaam in de koptekst wordt dus gevonden, maar “J. Jansen” in het blok met referenties, een dubbele achternaam die over twee regels is afgebroken of een ondertekening met alleen initialen niet. De kaders voor het weglakken teken je zelf. Lees eerst de koptekst, de voettekst, de functieomschrijvingen en het blok met referenties door en tel: de achternaam alleen al staat meestal op acht of negen plekken.
Wat mag ik in een geanonimiseerd cv laten staan?
Haal de identiteit eruit en houd het cv beoordeelbaar. De sector en de globale omvang van elke werkgever, alle data, het niveau van elke functie, de vaardigheden en de diploma's blijven allemaal staan, want een cv waaruit nog meer is geschrapt, kan niet op de shortlist komen en ligt zo weer bij jou. Vervang een werkgever die bij naam wordt genoemd door een omschrijving in plaats van die te schrappen, zodat de klant de omgeving nog kan inschatten. Een zeldzame functietitel en een intern project dat bij naam wordt genoemd, zijn een tweede blik waard.
Open het cv, tel waar de naam echt staat en beslis dan per pagina: gebruik “Weglakken” voor wat niet terug te halen mag zijn en typ opnieuw wat het systeem van de klant nog moet kunnen lezen. Bewerken kost niets, dus probeer allebei uit op een kopie voordat je kiest.
Open je PDF