ANONYMISIERTE LEBENSLÄUFE VORBEREITEN
Lebenslauf als PDF anonymisieren, bevor er an den Kunden geht
Bis zum Mittag muss ein Lebenslauf beim Kunden sein, und noch steht darin, wer der Kandidat ist, wo er gerade arbeitet und wie seine Handynummer lautet. Beim letzten Mal lag über dem Namen ein schwarzer Balken, und der Kunde konnte den Text darunter einfach herauskopieren. Hier ist die gründliche Variante.
- Zwei Methoden mit unterschiedlichen Folgen: die echte Schwärzung, die den Text aus der Datei entfernt, oder eine Abdeckung in der Farbe der Seite, die Sie mit „Kandidat A“ überschreiben.
- Der Lebenslauf verlässt Ihren Browser nie. Die personenbezogenen Daten eines Dritten liegen also nicht auf einem fremden Server, während Sie das Dokument bereinigen.
- Das Bearbeiten ist kostenlos. Zum Herunterladen brauchen Sie ein kostenloses Konto, die erste Woche kostet 0,99 £.
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Privat: wird in Ihrem Browser verarbeitet
Funktioniert das mit Ihrer Datei?
| Ihre Datei | Geht das hier? | Was passiert |
|---|---|---|
| Ein Lebenslauf, den der Kandidat aus Word oder LinkedIn exportiert hat | Ja | Jede Zeile ist echter Text. Ein einziges „Alle ersetzen“ erreicht den Nachnamen deshalb in der Kopfzeile, in der Fußzeile und im Referenzblock zugleich. |
| Ein Lebenslauf, den der Kandidat als Scan geschickt hat | Nach einem Schritt | Ein Rahmen zum Schwärzen funktioniert trotzdem, denn eine geschwärzte Seite wird ohnehin als Bild neu aufgebaut. Überschreiben lässt sich dagegen erst etwas, wenn die OCR (Texterkennung) die Seite gelesen hat. Gescanntes PDF bearbeiten |
| Ein PDF mit den Lebensläufen von drei Kandidaten | Nach einem Schritt | Geschwärzt wird Seite für Seite, die beiden anderen Lebensläufe sollte der Kunde aber gar nicht erst bekommen. Teilen Sie das PDF zuerst und anonymisieren Sie dann jeden Lebenslauf einzeln. PDF teilen |
| Ein Lebenslauf mit Bewerbungsfoto oben in der Ecke | Ja | Ziehen Sie mit „Schwärzen“ einen Rahmen über das Foto selbst. Die Seite wird als Bild mit Ihrem Rahmen darauf neu aufgebaut. Schwärzen Sie nur den Kontaktblock, bleibt das Foto also genau dort, wo es war. |
| Ein Lebenslauf mit dem Deckblatt Ihrer Personalvermittlung davor | Hier nicht | Dort gibt es nichts zu anonymisieren. Soll die Seite den Kunden nicht erreichen, nehmen Sie sie heraus, statt die Hälfte davon zu schwärzen. Seiten löschen |
Wer auf dieser Seite landet
Eine Researcherin in der Personalvermittlung mit sechs Lebensläufen, die vor 17 Uhr rausmüssen
In zwei davon steht im zweiten Absatz der schärfste Konkurrent des Kunden.
Ein Personalberater, den es schon einmal erwischt hat
Der Kunde hat noch während des gemeinsamen Telefonats einen Namen aus einem schwarzen Balken herauskopiert.
Eine Inhouse-Recruiterin mit anonymisierter Vorauswahl
Das Auswahlgremium darf weder Namen noch Schulen oder Fotos sehen, bis die engere Auswahl steht.
Ein Account-Manager, der den Ablauf schriftlich festhält
Vor dem nächsten Audit muss jemand festlegen, was entfernt wird und was stehen bleibt.
So gehen Sie vor
- 1
Vor dem ersten Klick zählen, wo der Kandidat genannt wird
Ein typischer Fall: Der Nachname steht auf jeder Seite in der Kopfzeile, die Handynummer in der Fußzeile, und am Ende sind zwei Referenzgeber samt Arbeitgeber genannt.
- 2
Mit „Schwärzen“ einen Rahmen über alles ziehen, was nicht wiederherstellbar sein darf
Das Werkzeug „Schwärzen“ zeichnet einen schwarzen Balken und merkt alles darunter zum Entfernen vor. Beim Exportieren wird diese Seite ohne den ursprünglichen Inhalt neu aufgebaut.
- 3
Oder die Zeile mit „Auswählen“ anklicken und mit „Kandidat A“ überschreiben
Wenn Sie eine Zeile anklicken, überschreiben Sie sie in der Schrift des Dokuments. Mit Strg+F (auf dem Mac Cmd+F) und „Alle ersetzen“ tauschen Sie den Nachnamen auf allen Seiten auf einmal aus.
- 4
Exportieren und so testen, wie es der Kunde tun wird
Öffnen Sie die exportierte Datei, drücken Sie Strg+A und Strg+C und fügen Sie alles in eine leere E-Mail ein. Taucht dabei ein Name auf, den Sie für geschwärzt hielten, haben Sie ihn nur abgedeckt statt entfernt.
Was Sie ändern können
- Den Nachnamen in der Kopfzeile auf allen vier Seiten mit einem einzigen „Alle ersetzen“ austauschen.
- Die Handynummer und die private E-Mail-Adresse im Kontaktblock oben schwärzen.
- In den drei Stationen „Commerzbank“ durch „eine deutsche Großbank“ ersetzen.
- Die beiden Referenzgeber samt Jobtitel und Unternehmen aus dem Block am Ende streichen, insgesamt sechs Zeilen.
- Die LinkedIn-Adresse und den Link zum persönlichen Portfolio aus der Fußzeile entfernen.
- Mit „Schwärzen“ einen Rahmen über das Bewerbungsfoto oben rechts auf Seite eins ziehen.
- Einen Jobtitel umformulieren, der die interne Einstufung eines Arbeitgebers verrät, etwa „AVP, Retail Risk“.
Wie es tatsächlich funktioniert
Schwärzen und Abdecken sehen auf dem Bildschirm gleich aus, sind aber nicht derselbe Vorgang. Ziehen Sie mit dem Werkzeug „Schwärzen“ einen Rahmen und exportieren Sie, wird diese Seite neu aufgebaut: Text, Bilder und Links der Seite werden aus der Datei gelöscht statt nur verborgen, und die Seite kommt als Bild ihrer selbst zurück, mit Ihrem schwarzen Balken darauf. Nichts darauf lässt sich je wieder markieren, kopieren oder als Text auslesen. Abdecken funktioniert genau andersherum. Der Editor legt eine Füllung in der Farbe der Seite über die Stelle und setzt, was Sie tippen, in der Schrift des Dokuments darauf. Die Seite bleibt also echter Text, und die abgedeckten Zeichen stehen darunter weiterhin in der Datei.
Entscheiden Sie also danach, wer den Lebenslauf liest. Liest ihn beim Kunden ein Mensch und darf der Kandidat nicht identifizierbar sein, schwärzen Sie. Geht die Datei in einen Parser, der Kenntnisse, Zeiträume und Jobtitel auslesen soll, decken Sie stattdessen ab und überschreiben: Aus dem Namen wird „Kandidat A“, aus dem Arbeitgeber „eine deutsche Großbank“, und der Parser bekommt weiterhin ein Dokument, das er lesen kann. Beides zugleich geht auf einer Seite nicht. Sie können aber seitenweise mischen: den Kontaktblock auf Seite eins schwärzen, die Arbeitgebernamen auf den Seiten zwei und drei überschreiben.
Warum die üblichen Wege diese Datei kaputtmachen
In einem kostenlosen PDF-Reader ein schwarzes Rechteck zeichnen
Das Rechteck schwebt als Anmerkung über der Seite, und der Text darunter bleibt bestehen. Strg+A im PDF-Reader des Kunden liefert den Namen, die Nummer und den aktuellen Arbeitgeber vollständig.
Ausdrucken, mit dem Filzstift schwärzen, wieder einscannen
Der Name ist wirklich weg, alles andere allerdings auch. Der Kunde bekommt einen grauen Scan, den sein System nicht durchsuchen kann, und auf Ihrem Schreibtisch liegt ein ungeschwärzter Ausdruck.
In Word umwandeln, den Namen löschen, wieder als PDF speichern
Beim Umwandeln ändert sich der Seitenumbruch des Lebenslaufs. Der Kunde liest dann ein anonymisiertes Dokument, das nicht mehr dem Layout entspricht, das der Kandidat angelegt hat. Liegen beide Fassungen einmal nebeneinander, sieht der Unterschied so aus, als hätten Sie den Lebenslauf umgeschrieben.
Den Kandidaten um eine anonymisierte Fassung bitten
Er nimmt oben seinen Namen heraus und lässt seinen Arbeitgeber in drei Stationen und im Referenzblock stehen. Das Vermittlungshonorar verliert ja nicht er.
Was hier nicht geht
- Die Felder „Titel“ und „Autor“ werden nicht angefasst. Steht dort der Name des Kandidaten, übersteht er den Export. Prüfen Sie deshalb vor dem Versenden die Eigenschaften des fertigen PDFs. Die Angabe „PDF erstellt mit“ und das Änderungsdatum werden neu geschrieben, wie bei jedem Tool, das ein PDF speichert.
- Eine wirklich geschwärzte Seite ist kein markierbarer Text mehr: Alles darauf wird zum Bild, und ein Kunde, der den Lebenslauf maschinell ausliest, bekommt von dieser Seite nichts zurück. Dieses Bild zeigt die Seite, wie sie war, mit Ihrem schwarzen Balken darauf. Die Schwärzung verhindert also das Kopieren und Durchsuchen, hält aber niemanden auf, der entschlossen ist, die Datei auseinanderzunehmen.
- Eine Abdeckung, die Sie überschreiben, ist keine Schwärzung. Die Seite bleibt echter Text, und die ursprünglichen Zeichen bleiben darunter erhalten: richtig für einen Parser, falsch für eine Identität, die nicht wiederherstellbar sein darf.
- Linkziele überstehen eine Abdeckung. Die sichtbare E-Mail-Adresse kann „Kandidat A“ lauten, während der Link weiter auf die echte Adresse zeigt. Fahren Sie deshalb auf einer abgedeckten Seite mit der Maus über jeden Link.
- Der Editor erkennt nicht für Sie, welche Angaben jemanden identifizieren. Ein sehr spezieller Jobtitel, ein namentlich genanntes Projekt oder eine ungewöhnliche Schule können auf eine einzige Person hinweisen, auch wenn der Name längst entfernt ist.
- Das Bearbeiten ist kostenlos. Zum Herunterladen des anonymisierten Lebenslaufs brauchen Sie ein kostenloses Konto, die erste Woche kostet 0,99 £, danach gilt ein Tarif ab 11,99 £ pro Jahr.
Ab hier ist es keine Formatierungsfrage mehr
Beim Anonymisieren geht es darum, wer Ihren Kandidaten hinter Ihrem Rücken ansprechen kann. Zeiträume, eine berufliche Auszeit oder eine offengelegte Angabe zu streichen, damit sich jemand leichter verkaufen lässt, ist eine andere Entscheidung, und sie liegt beim Kandidaten.
Häufige Fragen
Was kommt tatsächlich heraus, wenn der Kunde alles markiert und kopiert?
Auf einer wirklich geschwärzten Seite ist der ursprüngliche Text aus der Datei verschwunden: „Alles markieren“ erfasst nur das Bild, und es gibt nichts mehr zu kopieren. Auf einer Seite, die Sie abgedeckt und überschrieben haben, bekommt der Kunde Ihren Ersatztext und dazu die ursprünglichen Zeichen, denn eine Abdeckung übermalt Text, ohne ihn zu entfernen. Machen Sie den Test mit Ihrem eigenen Export, bevor Sie ihn verschicken: alles markieren, kopieren, in eine leere E-Mail einfügen und lesen, was ankommt.
Der Kunde lässt alles durch sein Bewerbermanagementsystem (ATS) laufen. Welche Methode nehme ich?
Abdecken und überschreiben, und zwar auf jeder Seite, die der Parser lesen muss. Eine echte Schwärzung baut die Seite als Bild neu auf, und ein Parser, der ein Bild bekommt, liefert nichts: keine Kenntnisse, keine Zeiträume, keine Jobtitel. Ihr Kandidat landet dann als leerer Datensatz im System des Kunden. Klicken Sie jede Zeile mit „Auswählen“ an und überschreiben Sie sie, mit „Kandidat A“ an der Stelle des Namens. Die ursprünglichen Zeichen bleiben darunter allerdings in der Datei.
Die sichtbare E-Mail-Adresse ist abgedeckt. Ist der Link darunter noch aktiv?
Gut möglich, und genau an dieser Stelle werden anonymisierte Lebensläufe undicht. Ein Hyperlink ist ein eigenes Objekt, das an der Seite hängt. Wenn Sie die sichtbare Adresse abdecken oder überschreiben, bleibt das Linkziel deshalb unberührt: Der Kunde fährt mit der Maus darüber und liest die echte E-Mail-Adresse in der Statusleiste. Bei einer wirklich geschwärzten Seite werden mit dem Inhalt auch die Anmerkungen gelöscht, Links eingeschlossen. In allen anderen Fällen fahren Sie in der fertigen Datei mit der Maus über jeden Link.
Werden beim Herunterladen die Dokumenteigenschaften entfernt?
Nein. Hier wird weder „Titel“ noch „Autor“ geschrieben. Ein Feld mit dem Namen des Kandidaten, das von dem Programm stammt, mit dem das Original erstellt wurde, kommt also unverändert durch. Viele öffnen die Dokumenteigenschaften aus Gewohnheit, und manche Plattformen lesen sie beim Import aus. Prüfen Sie die Eigenschaften des fertigen PDFs in Ihrem eigenen PDF-Reader und leeren Sie diese Felder, bevor Sie die Datei ablegen oder verschicken.
Findet der Editor für mich jede Stelle, an der der Kandidat genannt wird?
Nein. „Suchen und ersetzen“ sucht wörtlich: „Schröder“ in der Kopfzeile wird gefunden, „Schroeder“ in der E-Mail-Adresse dagegen nicht, ebenso wenig ein Doppelname, der über zwei Zeilen umbrochen ist, oder ein Namenskürzel am Schluss. Die Rahmen zum Schwärzen ziehen Sie selbst. Lesen Sie zuerst Kopfzeile, Fußzeile, Stationen und Referenzblock durch und zählen Sie: Allein der Nachname steht meist an acht oder neun Stellen.
Was darf in einem anonymisierten Lebenslauf stehen bleiben?
Die Identität entfernen, die Beurteilbarkeit erhalten. Branche und ungefähre Größe jedes Arbeitgebers, alle Zeiträume, die Karrierestufe jeder Position, die Kenntnisse und die Abschlüsse bleiben stehen. Ein Lebenslauf, der noch stärker gekürzt ist, lässt sich nicht in die engere Auswahl nehmen und kommt postwendend zu Ihnen zurück. Ersetzen Sie einen namentlich genannten Arbeitgeber durch eine Umschreibung, statt ihn zu löschen, damit der Kunde das Umfeld weiterhin einschätzen kann. Ein sehr spezieller Jobtitel und ein namentlich genanntes internes Projekt verdienen einen zweiten Blick.
Öffnen Sie den Lebenslauf, zählen Sie, wo der Name tatsächlich steht, und entscheiden Sie dann Seite für Seite: Schwärzen Sie, was nicht wiederherstellbar sein darf, und überschreiben Sie, was das System des Kunden noch lesen muss. Das Bearbeiten kostet nichts. Probieren Sie also beides an einer Kopie aus, bevor Sie sich festlegen.
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