Formatierung bleibt erhalten
PDF bearbeiten, ohne die Formatierung zu verlieren
Sie haben die Datei schon durch einen Konverter geschickt, und zurück kam eine Formatierung, die er sich zusammengereimt hat: Überschriften in der falschen Schrift, die Tabelle in Einzelteilen. Das Layout war nirgends gespeichert, der Konverter hatte also nichts, was er hätte wiederherstellen können. Hier ändern Sie den Text dort, wo er steht, und sonst bewegt sich nichts.
- Nichts wird umgewandelt, nichts nachgebaut: Neu geschrieben wird genau die Zeile, die Sie anklicken.
- Überschriebene Zeilen behalten die eingebettete Schrift, die Größe und die Schriftfarbe der Seite, gelesen aus den Zeichenanweisungen der Datei.
- Das Bearbeiten ist kostenlos. Zum Herunterladen brauchen Sie ein kostenloses Konto, die erste Woche kostet 0,99 £.
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Funktioniert das mit Ihrer Datei?
| Ihre Datei | Geht das hier? | Was passiert |
|---|---|---|
| Ein PDF, in dem Sie den Text mit dem Cursor markieren können | Ja | Der Normalfall. Jede Zeile lässt sich anklicken, und die Seitenleiste zeigt Schriftart, Größe und Farbe so, wie die Seite sie für diese Zeile festlegt. |
| Eine Seite, deren Schrift nie eingebettet wurde | Ja | Ihr PDF-Reader hat diese Schrift ohnehin schon ersetzt, um Ihnen die Seite anzuzeigen. Eine überschriebene Zeile wird in der ähnlichsten Schrift derselben Klasse neu gezeichnet: Serif, Sans oder Mono. |
| Eine eng gesetzte zweispaltige Seite | Ja | Neu umbrochen wird nur die Spalte, in der die Zeile steht. Die Spalte daneben bewegt sich also nie. Lesen Sie die bearbeitete Spalte danach bis ganz nach unten. |
| Text in einem platzierten Bild, etwa in einem Logo mit Schriftzug oder einem exportierten Diagramm | Hier nicht | Ein Bild hat keine Textebene. Es gibt also nichts zum Anklicken und nichts, woran sich die Originalschrift ablesen ließe. Tauschen Sie stattdessen das Bild aus. Bild in PDF ersetzen |
So gehen Sie vor
- 1
PDF in den Editor ziehen und warten, bis die erste Seite aufgebaut ist
Der Editor fügt die einzeln positionierten Zeichen der Seite wieder zu Zeilen, Absätzen und Spalten zusammen. Solange Sie nichts anklicken, hat sich nichts geändert.
- 2
Bei aktivem Werkzeug „Auswählen“ die Zeile anklicken, die Sie ändern möchten
Die Zeile hebt sich von der Seite ab und bekommt einen Cursor. Die Seitenleiste zeigt ihre Schriftart, Größe und Schriftfarbe, gelesen aus den Zeichenanweisungen der Seite.
- 3
Text überschreiben und zusehen, wie der Absatz neu umbrochen wird
Neu geschrieben wird nur diese eine Zeile. Ein linksbündiger Absatz (Flattersatz) wird innerhalb seiner Spalte neu umbrochen. Ein zentrierter Absatz oder einer im Blocksatz behält seine Umbrüche, und die bearbeitete Zeile wird so weit verkleinert, dass sie passt.
- 4
Seite bis zum Ende lesen, dann PDF exportieren
Hinter Ihrer Änderung enden die Zeilen jetzt an anderen Stellen. Prüfen Sie deshalb den Rest der Spalte, bevor Sie exportieren.
Was Sie ändern können
- In einer Preistabelle 1.450 auf 1.495 korrigieren: Die Tabellenlinien und die schattierte Kopfzeile bleiben, wo sie waren.
- Ein falsches Datum in einem zweispaltigen Newsletter korrigieren: Diese Spalte wird neu umbrochen, die Spalte daneben nicht.
- Den Namen in der Kopfzeile auf Seite 9 eines 42-seitigen Berichts ändern und die übrigen 41 Seiten so lassen, wie sie waren.
- Eine Überschrift von 14 pt auf 12 pt verkleinern, damit sie nicht mehr in eine zweite Zeile umbricht, und den Absatz darunter neu umbrechen lassen.
- Einen Satz aus einem Absatz im Fließtext streichen: Die vier Zeilen danach rücken in derselben Spalte nach.
- Die Telefonnummer in einer Fußzeile, die sich auf 12 Seiten wiederholt, mit einem einzigen „Alle ersetzen“ austauschen.
- Eine Bildunterschrift auf einer getönten Fläche umformulieren: Die Abdeckung dahinter übernimmt die Farbe der Fläche, nicht Weiß.
Wie es tatsächlich funktioniert
Ein PDF speichert kein Dokument, sondern Anweisungen zum Zeichnen: Setze diesen Buchstaben in dieser Schrift und dieser Größe an diese Koordinate, dann den nächsten. In der Datei gibt es keinen Absatz, keine Tabellenzelle, keine Spalte und keinen Hinweis darauf, dass die beiden Hälften einer Adresse zusammengehören. Ein Konverter erschließt das alles daraus, wo die Zeichen gelandet sind, und er erschließt damit eine Gestaltung, die er nie gesehen hat. Wer direkt auf der Seite bearbeitet, überspringt dieses Rätselraten: Die Zeile, die Sie anklicken, ist die Zeichenfolge, die die Seite selbst schon als Zeile ausweist.
Um diese Zeile neu zu schreiben, übernimmt der Editor drei Dinge von der Seite selbst. Die Schriftfarbe stammt aus den Zeichenanweisungen: Es ist also die Farbe, die der Designer festgelegt hat, kein Messwert aus geglätteten Pixeln. Die Abdeckung über dem alten Text wird in der Farbe gemalt, die in der Fläche dahinter am häufigsten vorkommt. Deshalb landet eine Bildunterschrift auf einer getönten Fläche nicht in einem weißen Kasten. Und der neue Text nutzt die eingebetteten Schriftdaten der Seite, sofern sie jedes Zeichen enthalten, das Sie getippt haben.
Warum die üblichen Wege diese Datei kaputtmachen
Die Seite in einem neuen Dokument von Grund auf neu tippen
Zeilenabstand, Tabstopps und Laufweite bauen Sie aus dem Gedächtnis nach. Seite zwei passt nie ganz zu Seite eins, und Linien, Logo und Fußzeile sitzen nun an anderen Koordinaten als in jeder Kopie, die schon im Umlauf ist.
In ein Textfeld tippen, das über dem alten Text liegt
Der Ersatz landet in einer Systemschrift, in geschätzter Größe und knapp neben der ursprünglichen Grundlinie. Am Bildschirm sieht das geflickt aus und im Druck ebenso, meist eine Spur fetter als die Schrift daneben.
Ausdrucken, von Hand korrigieren, wieder einscannen
Das ganze Dokument wird zu einem Foto. Fußnoten in 8 Punkt verschwimmen, die Textebene ist weg, sodass niemand mehr darin suchen kann, und die Datei wird um ein Mehrfaches größer, für ein einziges korrigiertes Wort.
Im Vergleich mit den Alternativen
| Methode | So schneidet sie ab |
|---|---|
| Der Umweg über Word: in .docx umwandeln, bearbeiten, wieder als PDF speichern | Richtig, wenn Sie das Dokument von Grund auf umschreiben und das Layout verzichtbar ist. Für eine Korrektur von drei Wörtern ist es der denkbar schlechteste Tausch: Word baut das Layout aus Vermutungen nach, und Sie reparieren Dinge, die Sie nie angefasst haben. |
| Das PDF in Google Docs öffnen | Holt den Text gut heraus, und das schnell. Der größte Teil der Gestaltung bleibt aber schon beim Öffnen auf der Strecke: Bilder verrutschen oder verschwinden, Spalten laufen zu einer einzigen zusammen, und was Sie am Ende speichern, ist eine Docs-Datei, die dem Original nur ungefähr ähnelt. |
| Mit einem kostenlosen Online-Konverter PDF in Word umwandeln | In Ordnung, um Text aus einer Datei zu holen, in der sich nichts markieren lässt. Dahinter steckt aber dieselbe Ratemaschine mit weniger Einstellmöglichkeiten, und um sie laufen zu lassen, haben Sie ein gestaltetes Dokument einem fremden Server überlassen. |
| Vorschau oder „Markierungen“ unter macOS | Hervorragend für Unterschriften, Hervorhebungen und Rahmen, und schon auf dem Rechner vorhanden. Text, der zur Seite gehört, lässt sich damit nicht ändern: Das Beste, was Sie dort bekommen, ist ein weißes Rechteck mit neuer Schrift darauf. |
| Beim Designer die Originaldatei anfordern | Nach wie vor richtig, wenn die Änderung an die Struktur geht: ein neuer Abschnitt, ein anderes Raster, ein neues Erscheinungsbild. Das kostet einen Tag oder ein Honorar, und oft ist die Originaldatei mit dem Freelancer verschwunden, der sie angelegt hat. |
Was hier nicht geht
- Der neue Umbruch verschiebt Zeilenenden. Alles hinter Ihrer Änderung wird innerhalb der Spalte neu umbrochen, und auf einer eng gesetzten Seite kann das die letzte Zeile über die Seitengrenze schieben.
- Eine überschriebene Zeile kommt normalerweise als echter, markierbarer Text zurück. Kann die eingebettete Schrift nicht jedes getippte Zeichen wiedergeben oder gelingt die Neuzeichnung nicht genau genug, wird diese eine Zeile stattdessen als kleines, hochaufgelöstes Bild ihrer selbst zurückgeschrieben, und zwar nur diese Zeile.
- Eine Zeile, die nicht passt, wird verkleinert, bis sie passt, aber nie unter zwei Drittel ihrer ursprünglichen Größe. Reicht das nicht, kürzen Sie den Text oder legen Sie die Größe selbst fest.
- Farben werden als RGB gelesen und zurückgeschrieben. Eine Datei, die mit Sonderfarben oder in CMYK angelegt wurde, sollte auf dem Weg in die Druckerei also nicht diesen Umweg nehmen.
- Bearbeiten und das Ergebnis prüfen kostet nichts. Zum Herunterladen des bearbeiteten PDFs brauchen Sie ein kostenloses Konto, die erste Woche kostet 0,99 £, danach gilt ein Tarif ab 11,99 £ pro Jahr.
Häufige Fragen
Warum hat Word die Formatierung zerschossen, obwohl das PDF selbst einwandfrei aussah?
Weil die Spuren, aus denen Word schließen muss, mehrdeutig sind. Eine Zeile mit Tabulatoren und eine echte Tabellenzeile hinterlassen auf der Seite fast dasselbe Bild, ein hängender Einzug sieht aus wie eine verschachtelte Liste, und zwei schmale Spalten lassen sich als eine breite lesen. Word muss sich entscheiden, und wo es danebenliegt, zieht der Fehler Kreise: Eine Tabelle, die zu Absätzen wurde, reißt den Rest der Seite mit, und die Formatvorlagen, die Word erfindet, um seine Vermutung zusammenzuhalten, tauchen vier Seiten später wieder auf. Niemand gleicht die Vermutung mit dem Original ab, denn das Original ist genau das, was ersetzt wird.
Brechen die Zeilen nach meiner Änderung an denselben Stellen um?
Meistens nicht. Wird ein Satz um vier Wörter länger, müssen diese Wörter irgendwohin, also wird jede Zeile bis zum Ende des Absatzes neu umbrochen. Der Absatz beginnt, wo er vorher begann, und bleibt in seiner Spalte, aber sein rechter Rand sieht anders aus. Auf einer eng gesetzten Seite kann die letzte Zeile einer Spalte über die Grenze geschoben werden.
Beim letzten Mal kamen die Überschriften in einer anderen Schrift zurück. Passiert das hier auch?
Das lag an sogenannten Schriftuntergruppen: Ein Designer bettet nur die Zeichen ein, die das Dokument verwendet, und auf Ihrem Rechner ist die Schrift nicht installiert. Alles, was die Datei außerhalb eines PDF-Readers öffnet, greift deshalb zu etwas ungefähr Ähnlichem. Hier kommen die eingebetteten Schriftdaten aus der Datei selbst, eine überschriebene Überschrift behält also die Originalschrift in der Originalgröße. Ein Zeichen, das die Untergruppe nie enthielt, wird für sich allein ersetzt, und das sehen Sie schon in der Vorschau.
Bekomme ich am Ende eine bearbeitbare Word-Datei?
Eine .docx-Datei ist genau die entgegengesetzte Aufgabe. Was Sie hier herunterladen, ist ein PDF: dasselbe Dokument mit geändertem Text. Brauchen Sie eine .docx-Datei, um darin weiterzuarbeiten, ist ein Konverter der richtige Weg. Rechnen Sie dann aber von vornherein damit, dass das Layout nachgebaut wird und nicht erhalten bleibt. Diese Seite ist für den Fall gedacht, in dem Sie gerade das Layout schützen wollen, und beides zugleich geht nicht.
Meine Absätze stehen im Blocksatz. Wird der Blocksatz nach einer Änderung neu gesetzt?
Nein. Neu umbrochen werden nur linksbündige Absätze im Flattersatz. Für neuen Blocksatz müssten die Wortabstände in jeder Zeile neu gedehnt werden, und wenn das auch nur leicht danebengeht, fällt es stärker auf, als den Absatz in Ruhe zu lassen. Einen Absatz im Blocksatz bearbeiten Sie Zeile für Zeile: Die überschriebene Zeile wird an Ort und Stelle neu gezeichnet, und wenn der neue Text länger ist, wird die Schrift gerade so weit verkleinert, dass er passt.
Ändern sich Seiten, die ich nie geöffnet habe?
Nein. Die Seiten werden einzeln eingelesen, während Sie durch das Dokument gehen, und eine Seite, die Sie nie geöffnet haben, wird mit genau dem Inhalt zurückgeschrieben, den sie schon hatte. Bei einem langen, gestalteten Bericht ist das der eigentliche Unterschied: Beim Umweg über einen Konverter riskieren Sie, dass alle 60 Seiten nachgebaut zurückkommen, auch die 59, die Sie gar nicht anfassen wollten.
Öffnen Sie die Datei, die der Konverter verunstaltet hat, und probieren Sie die eine Änderung aus, um die es Ihnen wirklich geht. Zeile anklicken, überschreiben, dann nach unten scrollen und nachsehen, was sich verschoben hat. Ob die Seite noch zusammenhält, sehen Sie, bevor Sie etwas bezahlen.
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