BEIM KLICKEN PASSIERT NICHTS
PDF-Formular lässt sich nicht ausfüllen? So füllen Sie es trotzdem aus
Sie haben dorthin geklickt, wo Ihr Name hingehört, und nichts ist passiert: kein Cursor, kein Feld, keine Markierung. Das liegt weder an Ihrem Computer noch an Ihnen. Wer das Formular erstellt hat, hat es als flache Seite ohne Formularfelder gespeichert, es gibt also nichts, in das Sie klicken könnten. Ausfüllen können Sie es trotzdem.
- Vier Gründe, warum sich ein PDF-Formular nicht ausfüllen lässt, jeder mit einem Zehn-Sekunden-Test.
- Tippen Sie auf die gedruckten Linien und klicken Sie in die gedruckten Kästchen: Das Häkchen rastet passgenau ein.
- Das Bearbeiten ist kostenlos. Zum Herunterladen brauchen Sie ein kostenloses Konto, die erste Woche kostet 0,99 £.
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Funktioniert das mit Ihrer Datei?
| Ihre Datei | Geht das hier? | Was passiert |
|---|---|---|
| Ein Formular, bei dem ein Klick in ein Feld tatsächlich einen Cursor hineinsetzt | Hier nicht | Dann sind die Felder echt und funktionieren, und dieses Problem haben Sie nicht. Springen Sie mit der Tabulatortaste von Feld zu Feld und tippen Sie. PDF-Formular ausfüllen |
| Ein flaches Formular: gedruckte Linien und leere Kästchen, nichts lässt sich anklicken | Ja | Der Normalfall, und genau für ihn ist diese Seite gemacht. Auf die Linien tippen, in die Kästchen klicken, zurückschicken. |
| Ein Scan oder ein Handyfoto eines Papierformulars | Nach einem Schritt | Auf der Seite ist noch nichts Text, nicht einmal die gedruckten Überschriften. Starten Sie zuerst die OCR (Texterkennung) und tippen Sie dann darüber. Gescanntes PDF bearbeiten |
| Ein Formular, in dessen Titelleiste GESCHÜTZT steht, das sich aber ohne Passwort öffnen lässt | Ja | An eine Berechtigungseinstellung halten sich PDF-Reader freiwillig, ein Schloss vor der Seite ist sie nicht. Hier lässt sich das Formular öffnen. |
| Ein Formular, das ein Passwort verlangt, bevor es überhaupt angezeigt wird | Nach einem Schritt | Der Editor bricht mit einer Passwort-Fehlermeldung ab und kommt gar nicht erst bis zur Seite. Die Datei muss zuerst entschlüsselt werden. PDF entsperren |
| Ein Formular, das schon jemand signiert hat, sodass die Felder verschwunden sind | Ja | Beim Signieren wurden die Felder fest in die Seite geschrieben. Tippen Sie in die Lücken, die noch frei sind, und lassen Sie den signierten Wortlaut unangetastet. |
So gehen Sie vor
- 1
Formular öffnen und prüfen, welche Art es ist
Ziehen Sie das PDF in den Editor. Auf jeder Seite mit ausfüllbaren Textfeldern erscheint eine grüne Leiste: Klicken Sie in ein Feld und tippen Sie. Fehlt die Leiste auf der Seite vor Ihnen, lässt sich dort nichts anklicken. Machen Sie dann weiter, sehen Sie sich aber auch die übrigen Seiten an, bevor Sie das ganze Formular für flach halten. Reagieren nur die Kontrollkästchen, kreuzen Sie sie mit „Häkchen“ an und tippen Sie den Rest auf die Seite.
- 2
„Text hinzufügen“ wählen und auf die erste gedruckte Linie klicken
Der neue Textrahmen sitzt mittig auf der angeklickten Stelle, ist ein Drittel der Seite breit, und der Text darin steht linksbündig. Ziehen Sie ihn, bis die Buchstaben dort beginnen, wo die Linie beginnt, und auf ihr stehen.
- 3
Größe angleichen, dann Spalte gerade halten
Stellen Sie in der Seitenleiste unter „Größe“ die Schrift schrittweise größer oder kleiner, bis Ihre Antwort so hoch ist wie die gedruckte Beschriftung daneben. Geben Sie allen Zeilen eines Blocks unter „Position und Größe“ denselben X-Wert.
- 4
Für die Kästchen „Häkchen“ wählen, dann „PDF exportieren“
Klicken Sie in ein gedrucktes Kästchen, und das Häkchen rastet passgenau darin ein. Wo das Formular ein Kreuz verlangt, wählen Sie „Kreuz“ statt „Häkchen“. Klicken Sie zum Schluss auf „PDF exportieren“.
Was Sie ändern können
- Einen Namen, ein Geburtsdatum und eine Steuer-ID auf drei gedruckte Linien setzen, hinter denen kein Feld liegt
- In einem Block „Zutreffendes bitte ankreuzen“ 4 der 11 Kästchen ankreuzen, jedes Häkchen passend zu seinem Kästchen
- Kästchen mit einem Kreuz statt einem Häkchen versehen, wo das Formular das verlangt: mit dem Werkzeug „Kreuz“ gleich neben „Häkchen“
- Allen fünf Zeilen eines Adressblocks dieselbe linke Kante geben, damit die Spalte wie eine einzige Antwort wirkt
- Die zwölfstellige Vorgangsnummer aus dem Anschreiben in den Kasten oben auf allen 4 Seiten übertragen
- Die Telefonnummer korrigieren, bei der Sie sich vor zwei Antworten vertippt haben, ohne von vorn anzufangen
- Die letzte Seite datieren und eine Unterschrift hinzufügen, die Sie zeichnen, tippen oder hochladen
Wie es tatsächlich funktioniert
Ein PDF mit Feldern und ein PDF ohne Felder sind nicht zwei Einstellungen derselben Datei, sondern zwei verschiedene Dokumente. Ein ausfüllbares Formular enthält ein AcroForm: eine Liste benannter Felder mit Typ, Größe und Position, und erst diese Liste gibt einem PDF-Reader etwas, in das er einen Cursor setzen kann. Wird dasselbe Layout aus einem Designprogramm exportiert oder als PDF gedruckt, wird die Liste gar nicht erst geschrieben. Übrig bleibt das Bild eines Formulars: Linien, Kästchen und Beschriftungen, auf eine Seite gezeichnet. Ein Klick darauf bewirkt nichts, weil nichts darunter liegt.
An den Häkchen sieht man einem ausgefüllten Formular am ehesten an, dass etwas nachträglich aufgesetzt wurde. Deshalb setzt „Häkchen“ nicht einfach ein Zeichen fester Größe dorthin, wo Sie klicken. Das Werkzeug sucht von der angeklickten Stelle aus nach den vier Seiten eines Kästchens. Es prüft, ob sich jede wie eine gerade gezogene Linie verhält und nicht wie die Rundung eines Buchstabens, und ob die Form ungefähr quadratisch und etwa so groß ist wie ein Ankreuzkästchen. Besteht die Stelle die Prüfung, wird das Häkchen in das Kästchen eingepasst. Fällt sie durch, etwa bei einem gepunkteten Umriss oder einer schattierten Fläche, landet das Häkchen in Standardgröße dort, wo Sie geklickt haben, und Sie ziehen es selbst an seinen Platz.
Warum die üblichen Wege diese Datei kaputtmachen
Ausdrucken, von Hand ausfüllen, wieder einscannen
Sie schicken ein schiefes, graues Foto eines Formulars zurück. Ihre IBAN besteht jetzt aus Pixeln, niemand kann sie also herauskopieren, und eine blasse Bleistiftspalte ist genau das, weshalb ein Formular zur Nachbesserung zurückkommt.
In ein Textdokument umwandeln und das ganze Formular neu tippen
Der Konverter baut das Layout aus Vermutungen nach: Aus gedruckten Linien werden Tabellenrahmen, aus Ankreuzkästchen Reihen von Unterstrichen, und Seite zwei beginnt eine Zeile zu früh. Was Sie zurückschicken, ist nicht mehr das Formular, das man Ihnen geschickt hat.
Auf dem Handy mit einer Markierungs-App daraufschreiben
Eine Handschrift in Fingerbreite, keine Chance, die gedruckten Beschriftungen zu treffen, und ein gezeichnetes Häkchen, das neben dem Kästchen landet statt darin. Für eine Notiz an sich selbst reicht das, für einen Antrag nicht.
Was hier nicht geht
- Sind die Felder echt, aber gesperrt, lassen sie sich hier nicht entsperren. Ihre Antwort liegt dann über dem gesperrten Feld. Das genügt einem Menschen, der das Formular liest, aber keinem Portal, das die Feldwerte ausliest.
- Antworten, die Sie auf eine flache Seite tippen, werden als Bild in die Seite geschrieben, und zwar in dreifacher Bildschirmauflösung, damit sie auch im Druck scharf bleiben. Als Text markieren oder kopieren kann sie danach niemand mehr.
- Ein Scan braucht zuerst OCR, und OCR rät. Prüfen Sie in einer Vorgangsnummer jede 0 und jedes O, bevor Sie das Formular abschicken.
- Eine Schaltfläche zum Absenden gibt es nicht. Manche Formulare von Behörden und Versicherungen erwarten, dass man sie in Adobe Reader per Klick absendet. Hier bekommen Sie ein ausgefülltes PDF zum Drucken, Mailen oder Hochladen.
- Das Tippen ist kostenlos. Zum Herunterladen des fertigen Formulars brauchen Sie ein kostenloses Konto, die erste Woche kostet 0,99 £, danach gilt ein Tarif ab 11,99 £ pro Jahr.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, warum sich ein PDF-Formular nicht ausfüllen lässt?
Für jeden Grund gibt es einen Zehn-Sekunden-Test. Drücken Sie in Ihrem PDF-Reader am Seitenanfang die Tabulatortaste: Springt ein Rahmen von Feld zu Feld, sind die Felder vorhanden und funktionieren. Steht GESCHÜTZT im Fenstertitel oder ist „Kopieren“ im Rechtsklick-Menü ausgegraut, hat der Verfasser eine Berechtigungseinstellung gesetzt. Meldet eine Leiste, dass alle Unterschriften gültig sind, wurde das Formular signiert, und dabei wurden die Felder fest in die Seite geschrieben. Und wenn sich kein Text markieren lässt, nicht einmal die gedruckten Überschriften, ist es ein Scan.
Sieht der Empfänger, dass ich auf die Seite getippt habe statt in Felder?
Nach dem Exportieren gehören Ihre Antworten genauso zur Seite wie die gedruckten Beschriftungen, und nichts kennzeichnet sie als nachträglich eingefügt. Was ein so ausgefülltes Formular verrät, ist das Handwerk: eine Antwort, die ein Drittel größer ist als die Beschriftung daneben, Text, der über der Linie schwebt, fünf Adresszeilen, von denen jede woanders beginnt. Gleichen Sie die Höhe an die Beschriftung an, setzen Sie die Grundlinie auf die Linie und geben Sie allen Zeilen dieselbe linke Kante.
Verrutschen oder verschwinden meine Antworten, wenn jemand das Formular in einem anderen PDF-Reader öffnet?
Nein. Ihre Antworten werden beim Exportieren in den Seiteninhalt geschrieben und liegen nicht als Anmerkungen darüber. Anmerkungen sind es nämlich, die ein PDF-Reader ausblenden, verschieben oder entfernen kann. Deshalb kommt ein Formular, das in einer App ausgefüllt wurde, in einer anderen manchmal leer an. Gedruckt sind Ihre Antworten so scharf wie die Beschriftungen. Die Standardfarbe ist allerdings Dunkelblau: Stellen Sie auf Schwarz um, wenn das Formular fotokopiert werden soll.
Können Sie aus meinem flachen Formular ein richtig ausfüllbares mit echten Feldern machen?
Nein. Wir legen keine Formularfelder an, und es gibt hier keine Schaltfläche, die welche hinzufügt. Sie bekommen dieses eine Formular, ausgefüllt, und keine leere Vorlage, in die andere hineintippen können. Brauchen Sie wirklich eine ausfüllbare Fassung, weil vierzig Leute das Formular ausfüllen müssen, bitten Sie den Aussteller des PDFs um die Originaldatei. Dort lässt sich das Formular in wenigen Minuten mit Feldern neu exportieren.
Die Felder sind da, aber ausgegraut. Können Sie sie entsperren?
„PDF entsperren“ ist für ein anderes Schloss gedacht: Das Tool entfernt die Passwortverschlüsselung, ändert aber nichts an einem Feld, das der Verfasser als schreibgeschützt markiert hat. Feldeigenschaften schreiben wir nicht um. Damit bleiben zwei ehrliche Möglichkeiten. Tippen Sie Ihre Antworten über die ausgegrauten Felder: So machen es die meisten, und die meisten Empfänger akzeptieren das. Oder sagen Sie dem Aussteller, dass die Felder gesperrt sind. War das ein Versehen, haben Sie noch am selben Tag eine funktionierende Fassung.
Kann ich das Formular noch unterschreiben, wenn meine Antworten eingetippt sind?
Ja. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit dem Finger oder der Maus, tippen Sie sie oder laden Sie ein Foto davon hoch. Ziehen Sie sie dann auf die Unterschriftslinie und passen Sie die Größe an den Platz an. Sie wird wie jede andere Ergänzung auf die Seite gesetzt und mit allem anderen exportiert. Brauchen Sie statt eines Bildes Ihrer Unterschrift eine zertifikatsbasierte digitale Signatur, ist das etwas anderes und hier nicht möglich.
Das Formular hat Sie nicht besiegt, und Sie haben es nicht kaputt gemacht: Es wurde ohne Felder gespeichert, und die Lösung ist, direkt auf die Seite zu tippen. Öffnen Sie es oben, setzen Sie Ihre erste Zeile auf die erste Linie und sehen Sie, wie es aussieht.
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